ISO 9001 oder QualitätsZertifikat Planer am Bau – was ist die richtige Wahl für Ihr Büro?

Qualitätsmanagement ist für Architektur- und Ingenieurbüros kein Thema mehr, das man aussitzen kann. Öffentliche Auftraggeber fragen danach, Bauherren erwarten es – und ein gut eingeführtes QM-System macht das Büro tatsächlich effizienter. Die Frage ist nur: Welches System passt wirklich zu Planungsbüros?

Die Antwort fällt eindeutig aus – und das lässt sich sachlich, wirtschaftlich und vergaberechtlich begründen.

ISO 9001: universell einsetzbar – aber nicht „von Haus aus“ planerspezifisch

Die DIN EN ISO 9001 ist eine bewährte branchenneutrale Norm. Sie ist heute ausdrücklich auch für Dienstleistungen anwendbar – und damit grundsätzlich auch für Architektur- und Ingenieurbüros.

Prozesse und Verantwortlichkeiten müssen bürospezifisch definiert und dokumentiert werden (Angebot bis Projektabschluss, Planläufe/Änderungen, Schnittstellen, Nachträge, Dokumentation).
Das gelingt selten „nebenbei“ – häufig ist externe Beratung nötig, damit das System auditfest, konsistent und im Team verständlich wird.
Das Ergebnis ist dann oft eine formale Prozessdokumentation (nicht zwingend als „Handbuch“), deren Nutzen stark davon abhängt, wie gut sie in die tägliche Arbeit integriert wird.

Das Ergebnis: ein schlankes, praxistaugliches QM-System mit klarer Struktur und Vorlagen, das schneller eingeführt werden kann und leichter „gelebt“ wird.

ISO 9001 vs. QualitätsZertifikat Planer am Bau – ein Vergleich

Kriterium	ISO 9001	QualitätsZertifikat Planer am Bau
Ausrichtung	Branchenübergreifend (auch für Dienstleistungen) – bürospezifische Auslegung erforderlich	von Beginn an planerspezifisch entwickelt
Prozessdefinition (z.B. an HOAI/LPh anlehnbar)	möglich, aber vom Büro selbst zu definieren und zu dokumentieren	vorgegebenes, planerspezifisches Gerüst + Vorlagen
Einbindung externer Leistungen (Fachplaner/Freie Mitarbeitende)	wird typischerweise als „extern bereitgestellte Prozesse/Leistungen“ betrachtet und ist zu steuern	soll aktiv mit betrachtet werden (Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Prüf-/Freigaben)
Umfang des dokumentierten Systems	variabel – von schlank bis sehr umfangreich (je nach Umsetzung)	„So viel wie nötig, so wenig wie möglich.“ – Fokus: Nutzen im Projektalltag
Kosten-/Terminsicherheit & Kundenzufriedenheit	wird regelmäßig über Ziele/Kennzahlen und Zufriedenheitsauswertung adressiert	stark praxisnah verankert (u. a. klare Anforderungen)
Nachhaltigkeit/Klimawandel	in aktuellen ISO-Fassungen als verpflichtender Kontext-Aspekt zu berücksichtigen	praxisnah integriert
Mitarbeitereinarbeitung & Kompetenz	zentrale ISO-Anforderung (Kompetenz, Bewusstsein, Wissen)	konkret und planungsbürotauglich umgesetzt
Netzwerk & Erfahrungsaustausch	„Wissen der Organisation“ – kein externes Netzwerk-Bauteil	aktiver Erfahrungsaustausch im QualitätsVerbund
Kosten & Einführung	Zertifizierungskosten + häufig externer Beratungsaufwand (je nach Reifegrad)	Paket inkl. Vorlagen und Begleitung – i.d.R. schneller einführbar
Audit-Rhythmus	üblich: jährliche Überwachungsaudits + Rezertifizierung	üblich: Audit alle 3 Jahre (mit Zwischenprüfungen)

was die ISO 9001 kostet – und was Sie mit dem QualitätsZertifikat Planer am Bau sparen

Der Kostenunterschied ist erheblich. Ein ISO-Zertifikat kostet ein Büro mit 20 Mitarbeitern allein an Zertifizierungsgebühren rund 8.000 bis 9.000 Euro für drei Jahre – zuzüglich externer Beratungskosten, die regelmäßig in den fünfstelligen Bereich gehen, plus jährliche Audits und erheblichem internem Zeitaufwand.

Das QualitätsZertifikat Planer am Bau kostet bei vergleichbarer Bürogröße 3.210 Euro für drei Jahre – inklusive Musterhandbuch, begleitetem Einführungsprozess, telefonischer Beratung, Online-Erfahrungsaustausch und Prüfung des eigenen Handbuchs bis zur Zertifizierungsreife. Ein (Vor-Ort-)Audit findet nur alle drei Jahre statt.

Was die Kosten noch weiter senkt: Weil das System von vornherein auf Planungsbüros zugeschnitten ist, entfällt die aufwändige Übersetzungsarbeit abstrakter Normanforderungen in die Büropraxis.

„Durch das QualitätsZertifikat Planer am Bau hat sich unsere Büroorganisation und damit auch unsere Produktivität und der Kundenservice um rund 40% verbessert. Auch in wirtschaftlicher Hinsicht hat sich dieses QM-System gelohnt."
— Dipl.-Ing. (FH) Manfred Finkenberger, GN Bauphysik, Stuttgart/München/Nürnberg

Und "nebenbei" ist die DIN ISO 9001 nur kostenpflichtig (bei der kommerziellen DIN Media GmbH) erhältlich, der QualitätsStandard Planer am Bau kostenlos frei verfügbar...

Vergaberechtlich gleichwertig – das müssen Auftraggeber akzeptieren

Ein verbreitetes Vorurteil: Nur die ISO 9001 zählt bei öffentlichen Ausschreibungen. Das stimmt nicht – und lässt sich rechtlich klar belegen!

Das QualitätsZertifikat Planer am Bau wird vom TÜV Rheinland auditiert und zertifiziert. Es erfüllt die Anforderungen des § 46 Abs. 3 Nr. 3 VgV als Beleg für Maßnahmen zur Qualitätssicherung. Das ist durch ein vergaberechtliches Gutachten der Kanzlei [ams] rechtsanwälte (Fachanwalt für Vergaberecht) ausdrücklich bestätigt:

„Damit werden die Anforderungen der Regelung des § 46 Abs. 3 Nr. 3 VgV im Sinne eines Beleges der Maßnahmen zur Qualitätssicherung durch Vorlage des ‚QualitätsZertifikates Planer am Bau' erfüllt."
— [ams] rechtsanwälte, Gutachterliche Stellungnahme, September 2017

Hinzu kommt: Verlangt ein Auftraggeber nach § 49 Abs. 1 VgV eine Zertifizierung, ist er gesetzlich verpflichtet, gleichwertige Nachweise anderer akkreditierter Stellen anzuerkennen. Wer ausschließlich die ISO 9001 fordert und das TÜV-Rheinland-Zertifikat Planer am Bau ohne Prüfung ablehnt, handelt vergaberechtswidrig.

Zum Herunterladen:

Der QualitätsVerbund Planer am Bau hat in der Vergangenheit bereits mehrfach öffentliche Auftraggeber direkt kontaktiert, den QualitätsStandard vorgestellt und die Anerkennung erreicht. Bei Bedarf unterstützen wir unsere Mitglieder dabei aktiv.

Das Audit: Erfahrung statt Paragrafenreiterei

Wer auditiert – und wie – macht einen größeren Unterschied, als man denkt.

Der QualitätsVerbund achtet bei der Auswahl der Auditoren bewusst auf langjährige Erfahrung und Baukompetenz. Die eingesetzten Auditoren des TÜV kennen Planungsbüros aus vielen Audits, wissen was realistisch umsetzbar ist – und fragen pragmatisch: Wie läuft ein Projekt tatsächlich ab? Wie wird Kosten- und Termintreue verfolgt? Wer ist wofür verantwortlich?

Auditiert wird auf gelebte Qualität – nicht auf Abarbeiten von Formalien.

Gerade zu Beginn begleitet der QualitätsVerbund seine Mitglieder persönlich: bei der Einführung des QM-Systems, bei der Handbucherstellung und im Vorfeld des ersten Audits. So wissen Büros genau, was sie erwartet. Und weil wir auch neue Auditoren bei ihren ersten Einsätzen im PaB-System persönlich begleiten, bleibt die Prüfpraxis einheitlich und praxisnah.

Wo das QualitätsZertifikat Planer am Bau an Grenzen stößt – und was dann zu tun ist

Wir verschweigen auch Einschränkungen nicht:

Wenn ein Auftraggeber ausdrücklich die ISO fordert: In Einzelfällen weigern sich Vergabestellen, das PaB-Zertifikat anzuerkennen – obwohl das vergaberechtlich nicht haltbar ist. In diesem Fall empfehlen wir:

Das QualitätsZertifikat PaB vorlegen und aktiv auf die rechtliche Gleichwertigkeit hinweisen.
Bei Nichtanerkennung innerhalb von 10 Kalendertagen Rüge einlegen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB) – auf Basis des [ams]-Gutachtens
Bei Zurückweisung: Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (Frist: 15 Kalendertage, § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Die Unterlagen dafür stehen zum Herunterladen bereit (siehe oben). Wir unterstützen unsere Mitglieder dabei.

Internationale Aufträge: Wer regelmäßig außerhalb des deutschsprachigen Raums tätig ist oder in Spezialfeldern mit zwingender ISO-Anforderung (z. B. Kerntechnik), für den ist ISO 9001 weiterhin die richtige Wahl. Für den weit überwiegenden Teil der deutschen Planungsbüros gilt das nicht.

Allerdings haben wir auch Mitgliedsbüros, die auf Basis unseres Zertifikats in den VAE (Vereinigte Arabische Emirate) tätig sind. Dort, so die Aussage, gilt eine TÜV-Zertifizierung mehr als ein "ISO-Stempel".

Bekanntheit bei privaten Auftraggebern: Das ISO-Label ist manchmal eingängiger. Eine kurze Erläuterung des PaB-Zertifikats überzeugt schnell – und wir helfen dabei.

„Der QualitätsStandard ‚Planer am Bau' ist ein branchenspezifischer Standard, der gezielt für Ingenieur- und Architekturbüros entwickelt worden ist und ausschließlich deren Belange berücksichtigt. Der Nachweis eines wirksamen QM-Systems ist mit diesem Zertifikat erbracht."
— Prof. em. Dr.-Ing. Hermann Hütter, ehem. Professor für Baumanagement, Hochschule Karlsruhe – Technik und Wirtschaft