Wirksamkeit von Schulungen – wie Sie mehr aus Schulungen herausholen

Die Veranstaltung, das Seminar, das Webinar, der Kurs ist zu Ende und alle (Teilnehmende und Dozierende) sind zufrieden. Aber Sie wollen als Arbeitgeber auch sicherstellen, dass das Erlernte auch wirklich verstanden wurde. Hierzu helfen die folgenden 6 Punkte für die optimale Schulungswirksamkeitsüberprüfung:

1. Die Art der Vermittlung ist zielführend,

2. Die Voraussetzungen am Arbeitsplatz sind gegeben,

3. Wirksamkeitsprüfungen werden durchgeführt,

4. Mitarbeitergespräche erfolgen und

5. Unterweisungen werden entsprechend gehandhabt.

6. Richtige Dokumentation

Zu 1: Art der Vermittlung

Wesentlich ist, dass der Referent oder Dozent nicht nur vorgetragen hat („Frontalunterricht“), sondern seine Wissensvermittlung wie ein Trainer aufgebaut hat, dass er

• die Teilnehmenden stets eingebunden hat durch Lehrgespräche unter Einbeziehung deren Erfahrung zu dem gerade behandelten Thema,
• die Veranstaltung strukturiert hat mit Zusammenfassungen/Kurzwiederholungen (bei mehrtägigen Kursen),
• wo immer es sinnvoll ist, kleine Wissensüberprüfungssequenzen eingebaut hat inklusive einer Überprüfung des Wissens am Ende. Noch besser ist die fallweise Anwendung des Gelernten im Kurs, also das assessmentartige Einüben an Beispielen inklusive einer Rückmeldung durch den Trainer.

Zu 2: Voraussetzung für Wissenstransfer am Arbeitsplatz

Wie wirksam eine Schulung ist, also wie gut sich die Lerninhalte in den beruflichen Alltag transferieren lassen, hängt von den verschiedensten Faktoren ab:

• Wie gut können Teilnehmende Erlerntes behalten (Wie gut ist das Langzeitgedächtnis)?
• Wie sind die äußeren Bedingungen für die Anwendung im Beruf (Transfer)?
  • Sind die im Kurs geschulten Softwareprogramme die gleichen wie am Arbeitsplatz?
  • Sind die vermittelten Softwarekenntnisse auf der am Arbeitsplatz vorhandenen Hardware anwendbar? (Beispiel Kompatibilität des CAD-Programms mit der Ausstattung am Arbeitsplatz)
  • Sind grundsätzlich die benötigte Ausstattung bzw. die notwendigen „Werkzeuge“ am Arbeitsplatz vorhanden?
• Wie sind die äußeren Bedingungen für die Anwendung im Beruf (Transfer)?
  • Sind die notwendigen Strukturen im Unternehmen vorhanden?
  • Sind die Neuerungen von den Vorgesetzten und der obersten Leitung überhaupt erwünscht?

Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Teilnehmende einer Schulung das Erlernte erfolgreich am Arbeitsplatz umsetzen.

Zu 3: Arten der Wirksamkeitsprüfung

Unter der Annahme, die besuchte Schulung war durch die Vorgesetzten / die Geschäftsleitung initiiert, dann sollte diese auch überprüfen, was die Schulung gebracht hat. Hierzu gibt es ein mehrstufiges System der Überprüfung.

1. Die Teilnahme-Bescheinigung und ggfs. der Nachweis über die bestandene Prüfung ist bei der Personalabteilung abzulegen und die Schulung ist in der Liste der Schulungen einzutragen.

   Schulung/Thema

   Teilnehmer

   Termin

   Trainer/Veranstalter intern/extern

   Bemerkung Qualität der Schulung Wirksamkeit der Schulung

2. Teilnehmende sollten gefragt werden, wie die Schulung aus ihrer Sicht war, oder der Anbieter/Trainer aus bestimmten Gründen, die zu benennen sind, nicht noch einmal beauftragt werden sollte.
3. Eine kompetente Person im Unternehmen sollte sich über die Inhalte der Schulung informieren (z.B. Handout zeigen lassen) und mit teilnehmender Person sprechen, um die Kompetenz zu überprüfen.
4. Teilnehmende sollten nach 2 bis 4 Wochen eine Selbstauskunft darüber abgeben, wie gut sich aus ihrer Sicht das Erlernte im Betrieb umsetzen lässt.
5. Kompetente Person im Unternehmen sollte die Ausführung/Umsetzung des Gelernten im Betrieb, also den Transfer in die betriebliche Umgebung durch Beobachtung der Arbeitsausführung bewerten oder das Arbeitsergebnis begutachten (z. B. korrekte Erstellung von Zeichnungen). Das Bewertungsergebnis ist in die Spalte „Wirksamkeitsbeobachtung“ mit Datum in die Nachweisliste der geplanten und durchgeführten Schulungen einzutragen. Falls die Schulung nicht voll wirksam ist, sollte im Protokoll des Mitarbeitergesprächs durch Nachfrage der mitarbeitenden Person gemeinsam benannt werden, was in der Umsetzung nicht wirksam ist und somit nochmal zu schulen ist.
   (Beispiel: Umgang mit Excel ok, Erstellung von grafischen Darstellungen aus Excel-Daten aber noch nicht.)

Zu 4: Mitarbeitergespräch

Durch das Mitarbeitergespräch ermitteln Sie unabhängig von der direkten Wirksamkeitsbewertung auch das Empfinden des Mitarbeitenden zur Kompetenz der Schulung oder des Trainers.

Falls bei einer fachlichen Überprüfung der Wirksamkeit Lücken aufgetaucht sind, sollten diese im notwendigen Mitarbeitergespräch erfasst und protokolliert werden, was gut und vor allem was unzureichend war, damit genau hierzu eine erneute Schulung/Unterweisung durchgeführt werden kann.

Bei voller Wirksamkeit besteht die Möglichkeit, dass sich die Kompetenz erweitert hat, was in das Kompetenzprofil des Mitarbeitenden aufzunehmen ist und ggfs. in einer Kompetenzmatrix erfasst werden kann.

Aus Mitarbeitergesprächen bzw. aufgrund von Anregungen der Mitarbeiter oder aus gegebenem Anlass können auch Ideen zum Besuch einer Schulung entstanden.

Diese sollten dann bei der Planung von Schulungen berücksichtigt werden!

Unabhängig davon planen Sie alle Pflichtschulungen Ihrer Mitarbeiter im Schulungsplan ein, die Sie aufgrund der Rechtskonformität erfüllen müssen.

Zu 5: Unterweisungen

Interne Kurz-Schulungen/Unterweisungen sind genauso zu handhaben:

• Wissen / Vorgehensweise vermitteln – unterweisen durch Erklärung und Vormachen,
• direkt prüfen, ob dies verstanden wurde, sich erläutern lassen oder nachmachen,
• Ausführung mehrfach beobachten (auch Tage später),
• ggf. auf falsche Handhabung hinweisen, nochmals schulen,
• wenn Unterweisung wirksam ist > Eintrag in Kompetenzmatrix.

Beispiel: Bleilöten einfacher Verbindungen ist bekannt. Unterweisung hinsichtlich Löten/Schweißen größerer Bleibrücken durchgeführt und korrekt durchgeführt. Dann erfolgt Eintrag in die Kompetenzmatrix.

Zu 6: Dokumentationsebene

Bewusstsein und Schulung von Mitarbeitenden ist ein Thema für den Erfolg des Unternehmens.

Daher sind hierzu genauso wie zu den Rollen der Mitarbeitenden Regeln zur Personalauswahl und der Personalweiterentwicklung zusammenzustellen (Vorgabedokumente) und zu dokumentieren, was umgesetzt wurde. Die Nachweisliste der Schulungen mit Wirksamkeitsspalte ist unumgänglich.

Nicht bei jeder Schulung/Unterweisung ist ein Mitarbeitergespräch und ein Personalbewertungsbogen zwingend auszufüllen. Wesentlich ist die Überprüfung der Wirksamkeit und dessen Eintrag mit Datum in die Nachweisliste der Schulungen. Für einfache gewerbliche Unterweisungen ist es wesentlich, dass der Eintrag in die Kompetenzmatrix erfolgt.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, sind Ihre durchgeführten Schulungen optimal erfasst und – das Wichtigste – helfen Ihrem Unternehmen für die Zukunft.

Dr. rer. sec. Michael Pospiech ist Sicherheitsingenieur und Experten für Managementsystemnormen. Ob ISO-Normen oder spezifische Standards – Dr. Pospiech führt Schulungen und Beratungen für zahlreiche Systeme durch und ist als interner und externer Auditor für Managementsysteme tätig.

Zudem arbeitet er als freiberuflicher Berater und Dozent für Arbeitssicherheit, Büroorganisation und Datenschutz. Auf zahlreichen Baustellen überwacht er die Arbeitssicherheit.