Welche Daten in Ihrem Büro anfallen
Datenschutz beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Kundendaten, Personalakten, Verträge, Rechnungen, E-Mails, Protokolle und Baustellenfotos enthalten oft personenbezogene Angaben. Hinzu kommen Cloud-Dienste, BIM-Umgebungen und Videokonferenzen.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt für jede Verarbeitung eine rechtliche Grundlage. Außerdem sollen Sie nur Daten erheben, die Sie tatsächlich brauchen, und sie nicht länger speichern als nötig. Diese beiden Grundsätze, Datenminimierung und Speicherbegrenzung, sind ein guter Einstieg in die eigene Prüfung.
Technik absichern
Die DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM). Die Autorin, Mareike Cramer, IHK-zertifizierte Datenschutzbeauftragte nennt dafür im eBook:
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
- sichere Passwörter
- regelmäßige Backups
- Verschlüsselung
- zeitnahe Updates
- Schutz vor Schadsoftware
- geregelte Zugriffsrechte
- Prüfung externer Dienstleister
Wichtig ist, dass diese Maßnahmen regelmäßig überprüft und an neue Systeme und Arbeitsabläufe angepasst werden.
Zugriffe nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben
Nicht jede Person im Büro braucht Zugriff auf alle Projekt- oder Personaldaten. Legen Sie Rollen fest, vergeben Sie Berechtigungen nur im nötigen Umfang und prüfen Sie diese regelmäßig. Scheidet eine Person aus, sollten ihre Zugänge sofort deaktiviert werden.
Vor dem Versand einer E-Mail hilft eine kurze Kontrolle: Stimmt der Empfänger? Ist der Anhang richtig? Passt der Inhalt? Ist der Übertragungsweg sicher?
Mitarbeitende einbeziehen
Auch die beste IT-Sicherheit hilft wenig, wenn Mitarbeitende Phishing-Mails nicht erkennen oder Unterlagen unbedacht weitergeben. Regelmäßige Schulungen und klare Prozesse für Auskunfts- und Löschanfragen sowie für Datenschutzvorfälle schaffen hier Sicherheit.
KI nutzen und trotzdem prüfen
KI kann beim Formulieren, bei Protokollen oder bei der Auswertung von Dokumenten helfen. Personenbezogene oder vertrauliche Daten sollten Sie aber nicht unkontrolliert eingeben. Klären Sie vorab, welches Tool Sie nutzen, wo die Daten verarbeitet werden und welche internen Regeln gelten. Ergebnisse prüfen Sie immer auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Plausibilität. Bei wichtigen Inhalten hilft das Vier-Augen-Prinzip.
Datenaustausch mit Projektpartnern
Im Bauprojekt tauschen Architekten, Fachingenieure, Statiker, Bauunternehmen und Behörden regelmäßig Daten aus. Der Austausch sollte zweckgebunden sein und sich auf das Nötige beschränken. Prüfen Sie den Übertragungsweg und die vertraglichen Regelungen. Wo erforderlich, gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) dazu.
Auch Baustellenfotos brauchen Aufmerksamkeit. Sind Personen erkennbar, prüfen Sie, ob die Aufnahme nötig ist und wer Zugriff erhält. Technische Pläne können zudem Gebäudezugänge oder Sicherheitsbereiche zeigen und sind deshalb ebenfalls vertraulich zu behandeln.
Ihr Praxis-Check
Das eBook schließt mit einer Checkliste, die Sie in einer ersten Runde durchgehen können. Fragen Sie sich:
- Sind Ihre Datenbestände bekannt?
- Sind die Zugriffe geregelt?
- Sind Ihre Mitarbeitenden geschult?
- Sind die Cloud-Dienste geprüft?
- Sind KI-Regeln definiert?
- Gibt es dokumentierte Datenschutzprozesse?
Ein Nein ist kein Grund zur Sorge. Es zeigt Ihnen, wo der nächste Schritt liegt. Datenschutz ist ein fortlaufender Prozess, kein einmaliges Projekt.
Die Autorin, Mareike Cramer, ist IHK-zertifizierte Datenschutzbeauftragte. Sie unterstützt Bauplanungsbüros auf Anfrage bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen und bei deren regelmäßiger Betreuung. Weitere Informationen finden Sie unter www.ma-cra.de.
Hinweis: Das eBook ersetzt keine individuelle Rechtsberatung und keinen Datenschutzbeauftragten. Die konkreten Anforderungen hängen von Ihrem Büro ab.
Welcher Punkt aus dem Praxis-Check ist in Ihrem Büro bisher am wenigsten geklärt? Schreiben Sie es gern in die Kommentare oder an info@planer-am-bau.de.