KI im Planungsbüro: Potenzial ja, Unsicherheit auch
Künstliche Intelligenz ist in Planungsbüros angekommen – als Protokollschreiber, Textassistent, Normensucher oder Dokumentenprüfer. Die Zeitersparnis ist real. Die Fragen, die sich dabei stellen, sind es aber auch: Welche Daten darf ich eingeben? Welche Tools sind überhaupt erlaubt? Und wer haftet, wenn ein KI-Ergebnis fehlerhaft ist und trotzdem verwendet wurde?
Viele Büros zögern deshalb – nicht aus mangelndem Interesse, sondern weil die rechtliche Lage unübersichtlich wirkt und die Einführung aufwendig erscheint. Dabei muss das nicht so sein.
Zwei Dokumente, ein klarer Rahmen
Wir haben mit Unterstützung der auf IT- und Wirtschaftsrecht spezialisierten Kanzlei JUN Legal GmbH ein Dokumentenpaket entwickelt, das genau hier ansetzt. Es besteht aus zwei aufeinander abgestimmten Teilen:
Das KI-Motivationsblatt (eine Seite) richtet sich an alle Mitarbeitenden im Büroalltag. Es zeigt auf einen Blick, was mit KI möglich ist – und was nicht. Im Mittelpunkt steht eine einfache Datenampel: Grün für unbedenkliche Eingaben, Gelb für Inhalte, die nur in freigegebene Tools gehören, Rot für Daten, die nie eingegeben werden dürfen. Bewusst ohne Paragrafenverweise und Verbotslisten-Mentalität – das Blatt soll motivieren und zum tatsächlichen Arbeiten mit KI einladen.
Die KI-Richtlinie (vier Seiten) schafft den verbindlichen Rahmen dahinter. Sie regelt freigegebene Tools, Sonderfälle bei öffentlichen Auftraggebern, den Umgang mit KI-generierten Visualisierungen sowie Zuständigkeiten und Meldepflichten bei Fehlern. Trotz juristischer Prüfung ist sie bewusst schlank gehalten – kein Behördenformular, sondern ein Arbeitsdokument für den Büroalltag.
Was das Paket leistet – und was nicht
Das Dokumentenpaket ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Es gibt aber einen soliden, rechtlich geprüften Ausgangspunkt, den jedes Büro mit wenigen Handgriffen auf seine eigene Situation anpassen kann: Büroname eintragen, freigegebene Tools benennen, Zuständigkeiten festlegen – fertig.
Berücksichtigt sind dabei die seit August 2026 geltenden Transparenzpflichten des EU AI Act, die DSGVO-Anforderungen an den Tool-Einsatz sowie urheberrechtliche Grundsätze beim Umgang mit KI-Ergebnissen.
Für wen ist das Paket geeignet?
Das Paket richtet sich an kleine und mittlere Architektur- und Ingenieurbüros, die KI produktiv einsetzen wollen – ohne eine eigene IT-Abteilung, ohne wochenlange Einführungsprojekte und ohne juristische Vorkenntnisse. Es ist als Word-Dokument lieferbar und damit direkt bearbeitbar.
Für Mitgliedsbüros steht das Word-Dokument im (geschützten) Downloadbereich kostenlos zur Verfügung, ansonsten kann es im Shop zum Preis von 54 Euro heruntergeladen werden.