Das erste Online-Klausurwochenende vom 15. bis 17. Mai 2020 wurde erfolgreich durchgeführt. Aufgrund der corona-bedingten Absage des Präsenz-Wochenendes hatte der QualitätsVerbund Planer am Bau kurzfristig den langjährig erfolgreichen Intensiv-Workshop vom hessischen Mosbach ins virtuelle Internet verlegt – mit Erfolg.
Das Jubiläum-Klausurwochenende – der Intensiv-Workshop für Planungsbüros fand zum 25. Mal seit 2010 statt – sollte eigentlich wie immer im Seminarhaus im abgeschiedenen hessischen Mosbach stattfinden. Das Corona-Virus hatte diesem Plan einen Strich durch die Rechnung gemacht – das Präsenz-Wochenende musste abgesagt werden.
Digitalisierung, aus der Not geboren
Kurzfristig haben die Initiatoren – Dr. E. Rüdiger Weng und Dr. Knut Marhold sowie Prof. Thomas Benz und Prof. Hermann Hütter – umgeplant: Wenn die meisten Baubesprechungen virtuell per Videokonferenz durchgeführt werden, warum dann nicht auch ein Workshop.
Learning by doing
Aber ganz so einfach war es dann zunächst doch nicht. Die in Office 365 enthaltene Videokonferenzlösung MS Teams (Skype-"Nachfolger") ist weder für große Gruppen noch für eine Aufteilung von Teilnehmern in „private“ Gruppen geeignet. Also musste eine andere Lösung her. Nach mehreren Tests im Open-Source- sowie Kauf-Bereich zeigte sich, dass aktuell lediglich die Zoom-Software eine Aufteilung von Meetings in Untergruppen ermöglicht. Vereinzelte Hinweise auf Datenschutzprobleme wurden geprüft – da aber bei fast jeder Konferenz-Software theoretisch Datenschutzverletzungen möglich sein könnten und Medienanwalt Christian Solmecke von WILDE BEUGER SOLMECKE Rechtsanwälte Zoom eine sehr kurze Reaktionszeit bei der Behebung jeglicher Probleme inkl. Datenschutz bescheinigt hat, sollte die Software aktuell mit zu den sichersten Lösungen gezählt werden dürfen.
Dem Live-Wochenende gingen viele Tests voraus – in kleinen und größeren Gruppen, mit unterschiedlichen Anmeldeprozessen, verschiedenen Methoden der Bildschirmfreigaben und gemeinsamen Bearbeitung…
Virtueller Intensiv-Workshop
Am 15. Mai um 14 Uhr war es dann soweit: Das erste virtuelle Klausurwochenende vom QualitätsVerbund Planer am Bau öffnete seine digitalen Pforten. Nach anfänglichen und einkalkulierten technischen Startschwierigkeiten fanden sich 53 Teilnehmer zum Einführungsvortrag zusammen. Im „fliegenden Wechsel“ zwischen PowerPoint, Word und Excel präsentierten die Moderatoren aus dem HomeOffice den Teilnehmern, was sie an diesem Wochenende erwartet.
Kostengünstig – effektiv – praxisorientiert
Das Ziel des – normalerweise persönlichen – Wochenendes ist, Architektur- und Ingenieurbüros zur Umsetzung – insbesondere zur Erarbeitung Ihres QM-Handbuchs – eine professionelle und unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten optimierte Hilfestellung anzubieten. Dazu kooperiert der QualitätsVerbund mit der Hochschule Karlsruhe. Unter der Leitung von Professor Dr.-Ing. Hermann Hütter – Studiendekan für den Masterstudiengang Baumanagement mit den Lehrgebieten Projektmanagement, Qualitätsmanagement, Baukostenplanung/Projektentwicklung –, Professor Dr.-Ing. Thomas Benz, Dr.-Ing. Knut Marhold und Dr.-Ing. E. Rüdiger Weng haben von Freitag bis Sonntag QM-erfahrene Studenten des laufenden Semesters den Teilnehmern bei der Erarbeitung ihres QualitätsManagement-Handbuchs geholfen. So wurden die wesentlichen und zeitaufwändigsten Teile des erforderlichen QM-Handbuchs zum Erhalt des TÜV QualitätsZertifikats Planer am Bau druckreif ausgearbeitet. Schneller und kostenoptimierter geht es nicht.
Win-Win-Win
Das ist für alle Beteiligten eine Win-Win-Win-Situation: Der QualitätsVerbund kann den Planungsbüros ein kostengünstiges und effektives Unterstützungsinstrument anbieten. Die Büros haben neben der strategischen Beratung durch die Lehrgangsleiter kontinuierliche Hilfe durch gut auf das QM-Wochenende vorbereitete Studierende. Und die Studierenden bekommen an dem Wochenende intensiven Kontakt zu Praktikern und erleben das in der Lehre sonst eher „trockene“ QualitätsManagement höchst praxisorientiert.
Zwischen-Highlight: Statement der QualitätsPreis-Siegerin 2019
Zum Abschluss der Einführung schaltete sich noch Margarete Finkenberger zu – ihr Büro GN Bauphysik Finkenberger & Kollegen GmbH hatte den QualitätsPreis Planer am Bau 2019 gewonnen. Frau Finkenberger berichtete von ihrem QM-Weg vom ersten Kontakt zu Planer am Bau über ihre Teilnahme am allerersten Klausurwochenende bis hin zu ihrem stetig wachsenden Nutzen durch QM.
Danach ging es für die Teilnehmer aus den Büros und die Studierenden in die parallel vorbereiteten Gruppen-Arbeitsräume, wo sich die Gruppen zunächst untereinander kennenlernen konnten.
Auf die Technik ist Verlass. Oder?
Natürlich lief – fast wie im richtigen Leben – auch virtuell nicht alles glatt, was insbesondere den technischen Moderator stark ausgelastet und leider von der normal-intensiven Betreuung der Büros etwas abgehalten hat. Dafür konnten aber die anderen Betreuer aufgrund der schnelleren Wege den Büros intensiver helfen.
Neben immer mal wieder auf der einen oder anderen Seite schwächelnden Internetverbindungen (bei einer 48-Stunden-Dauersitzung aber wohl unvermeidbar) haben die „Hilferufe“ – eine Funktion in der Zoom-Software, die dringend auf „Co-Moderatoren“ auszuweiten wäre – für eine hohe Wechselfrequenz in der Betreuung geführt.
Für kurzfristige „Panik“ sorgte ein kompletter „Shutdown“ – aus dem nichts heraus war plötzlich die gesamte Konferenz offline. Das hieß für die Teilnehmer ein erneutes Login und für den Moderator innerhalb kürzester Zeit, die Konferenz inkl. Einrichten der 13 Gruppenarbeitsräume und manuellem Zuordnen aller 53 Teilnehmer dazu. 15 Minuten helle Aufregung – zum Glück nicht bei den Teilnehmern, die es sportlich und mit Humor gesehen haben. Wie sich (leider erst) im Nachhinein herausstellte, beendet Zoom Meetings nach 24 Stunden zwangsweise. Am Folgetag konnte daher ein Neustart während einer Pause manuell vorweggenommen werden.
Fazit
Nach exakt 48 Stunden endete das insgesamt 25. und erste virtuelle Klausur-Wochenende am Sonntagmittag um 14 Uhr. Erschöpft, aber zufrieden verabschiedete das Moderatoren-Team die Teilnehmer ins kurze Rest-Wochenende.
Insgesamt gab es überwiegend positive Rückmeldungen der Teilnehmenden und Studierenden zur Effizienz des virtuellen Klausurwochenendes. Vor einem halben Jahr hätte keiner der Initiatoren auch nur ansatzweise gedacht, dass eine solche Online-Veranstaltung funktioniert und dass sich für diese Art der Veranstaltung auch Büros anmelden. Gefehlt hat natürlich der persönliche Dialog, das Schulterklopfen, das gemeinsame Bier an der Bar, der Austausch unter den Büros…
Mitschnitt eines Interviews mit Melissa und Mirsad Dinalic von DINPROJEKT Dinalic M. Projektierungs GmbH für elektrotechnische Anlagen sowie betreuenden Studentinnen der Hochschule Karlsruhe zum Erfolg bei der Erarbeitung ihres QualitätsManagement-Handbuchs beim corona-bedingt ersten virtuellen Klausurwochenende des QualitätsVerbunds Planer am Bau vom 15. bis 17. Mai 2020.weitere Stimmen der Büros zum Wochenende:
Wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit, die überaus sympathische Betreuung und die Geduld.
Die Studierenden haben unsere Erwartungen übertroffen und waren uns eine große Hilfe.
Gute Arbeitsteilung – Studenten haben Freiraum für inhaltliche Bearbeitung geschaffen.
Die sehr gute Strukturvorgabe führte zu professionellen Arbeitsabläufen.
Gute Vorbereitung und Betreuung, sowohl vorab als auch während des Seminars.
Das virtuelle Wochenende hat sehr gut funktioniert, jedoch hat der persönliche Kontakt und somit die Möglichkeit, neue Geschäftskontakte zu knüpfen, gefehlt.
Sehr effektiv und zielorientiert ist die Veranstaltung geleitet worden.
Unsere Erwartungen an eine digitale Zusammenarbeit mit Studenten waren zurückhaltend. Die Möglichkeiten einer digitalen Veranstaltung und die Begeisterung der Studenten konnten uns hingegen bereits am ersten Tag überzeugen.