Warten & Suchen
Das Thema Suchen hatten wir im Zusammenhang mit Lagerung schon kurz angerissen. Warten und das oft verursachende Suchen zählt zu den Zeitverschwendungen, die sehr direkten (negativen) Einfluss auf die Kundenzufriedenheit haben.
Bei Zeitverschwendungen (die in vielen der sieben Verschwendungsarten auftreten) gibt es drei Aspekte zu beachten, die sie in meinen Augen zur schlimmsten Verschwendung machen:
- Anders als andere (unnötige) Tätigkeiten sind Zeit und deren Verschwendung nicht so offensichtlich sichtbar, sondern nur die indirekten Ursachen und Folgen, die deshalb erhöhte Aufmerksamkeit benötigen.
- Gleichzeitig sind Menschen, die selbst gerade Zeit (von anderen) verschwenden, in der Regel selbst nicht untätig, sondern erscheinen oft sehr beschäftigt, bspw. mit Suchen. Genau diese Geschäftigkeit verhindert wiederum, die Verschwendung bewusst wahrzunehmen.
- Das dritte große Problem von Zeitverschwendungen ist die Tatsache, dass verstrichene Zeit nicht recyclebar ist, das heißt, es ist keine Rückgewinnung möglich. Produkte oder Dienstleistungen können nachgearbeitet oder eben recycelt und damit ein Teil des Werts zurückgewonnen werden, die verstrichene Zeit selbst ist jedoch unwiederbringlich verloren.
Im Büroumfeld können Dokumentenmanagementsysteme – wenn sie korrekt eingeführt und genutzt werden – erheblich Verbesserungen bzgl. der unterschiedlichsten Verschwendungsarten ermöglichen. Speziell das Suchen kann dadurch erheblich beschleunigt werden. Noch besser ist es allerdings, wenn das Dokumentenmanagement so angelegt ist, das die Unterlagen entsprechend verknüpft sind. Das hat dann auch positive Effekte auf die Lagerung, weil ein Dokument "physisch" nur einmal vorhanden ist, aber nach Bedarf an den notwendigen Stellen einfach verlinkt wird.
Ein sauber aufgesetztes Dokumentenmanagementssystem verhindert auch, dass Unklarheiten entstehen, welche Ausgabe eines Dokuments wirklich den aktuellsten Stand repräsentiert, eine Situation, die bei einfachen Datei-Ordner-Strukturen zur Dokumentenablage sehr leicht entsteht. Darüberhinaus können auch Papierkopien automatisch als Instanzen außerhalb der Versionsverwaltung gekennzeichnet werden.
Dokumentenmanagementssysteme bieten in der Regel auch die Möglichkeit mittels Dokumentenlenkung Abläufe zu definieren, was bei papiergestützten Informationen oder rein eMail-basiertem Informationsaustausch implizit nicht möglich ist.
Entscheiden bei Dokumentenmanagementssystemen ist jedoch, dass sie nicht blind eingeführt werden, dass den betroffenen Stellen keine Abläufe einfach aufdrückt werden und trotzdem gleichzeitig die Chance genutzt wird, die Abläufe einem kritischen Blick zu unterwerfen und sie zu verbessern.
Als Nebeneffekt kann mittels Dokumentenmanagementssystemen auch die Konformität zur GoBD sichergestellt werden (Grundlagen zu ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Auch hier gilt aber, dass das System dies an sich nicht leisten kann, sondern immer die zugehörigen Prozesse und Verantwortlichkeiten definiert sein müssen (was übrigens auch ein "Papier-Prozess" für die GoBD erfordert).
Götz Müller ist Ingenieur, Berater, Redner, Autor, Blogger und PodcasterGötz Müller
ist Ingenieur, Berater, Redner, Autor (NLP in der Lean-Praxis – Menschlich-soziale Erfolgsfaktoren für Lean, KVP & Co; Co-Autor weiterer Bücher), Blogger und Podcaster (Kaizen2go). Er beschäftigt sich schon seit 1998 mit Prozessoptimierung in unterschiedlichen Bereichen (Entwicklung, Produktion, Werkstatt, Baustellen und Verwaltung) und Branchen (Industrie, Dienstleistung, Baugewerbe und Handwerk) auf Basis von Lean und Six Sigma.
Als Berater ist er Ansprechpartner für die Geschäftsführung, Coach für Führungskräfte und Trainer für Mitarbeiter auf allen operativen Ebenen. Ihm liegt nicht nur der methodische Einsatz der Prozessoptimierung am Herzen, sondern auch die menschlichen, kulturellen und historischen Hintergründe und Grundlagen.