Zugriffsrechte & Passwörter konsequent verwalten
Nicht jeder Mitarbeitende benötigt Zugriff auf sämtliche Projekt- oder Personaldaten. Legen Sie deshalb Rollen und Berechtigungen fest und vergeben Sie Zugriffe nach dem „Need-to-know“-Prinzip.
Verwenden Sie starke, individuelle Passwörter und aktivieren Sie wo möglich die Mehr-Faktor-Authentifizierung. Sie können auch einen Passwort-Manager nutzen, dieser erleichtert die sichere Verwaltung von Zugangsdaten und verhindert die Wiederverwendung identischer Passwörter.
Sperren Sie Benutzerkonten ausgeschiedener Mitarbeiter umgehend und kontrollieren Sie regelmäßig, ob die vergebenen Zugriffsrechte noch erforderlich sind.
E-Mails und Projektdaten sicher austauschen
Projektunterlagen enthalten häufig vertrauliche Informationen. Versenden Sie sensible Dokumente daher möglichst verschlüsselt oder stellen Sie diese über sichere Projektplattformen bereit.
Kontrollieren Sie vor dem Versand stets die Empfängeradresse und nutzen Sie für den Datenaustausch ausschließlich freigegebene Cloud-Dienste, die den europäischen Datenschutzanforderungen entsprechen.
Mitarbeiter regelmäßig sensibilisieren
Wie bereits in Teil 2 erwähnt: Schulen Sie regelmäßig ihr Team! Geben Sie ihnen durch Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen oder Leitfäden klare Prozesse an die Hand! Auch wenn ihre Mitarbeiter mit dem Grundwissen „Datenschutz“ vertraut sind, lenken Sie möglichst einmal jährlich die Aufmerksamkeit erneut auf dieses sensible Thema!
Im nächsten Teil geht es um den Einsatz künstlicher Intelligenz und die Frage, welche Daten in KI-Anwendungen eingegeben werden dürfen.
Als zertifizierte IHK Datenschutzbeauftragte hilft Mareike Cramer Ihnen gern bei der Einführung, Umsetzung und/oder dauerhaften Betreuung Ihres Datenschutzkonzepts. Anfragen richten Sie bitte an InfoMaCra@t-online.de