Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern ebenso die Architektur- & Ingenieurbüros. Bereits bei der Angebotserstellung, Projektplanung oder auch Kommunikation mit Bauherren werden personenbezogene Daten verarbeitet.
Wie z.B. Namen, Kontaktdaten, E-Mail-Adressen, ggf. Vertragsinformationen
Aber auch Daten von Mitarbeitenden, Bewerbenden oder auch Geschäftspartnern unterliegen den gesetzlichen Datenschutzanforderungen.
Ziel der DSGVO ist es, personenbezogene Daten vor Missbrauch zu schützen und eine transparente Datenverarbeitung sicherzustellen. Wer Datenschutz frühzeitig in die Büroorganisation integriert, reduziert rechtliche Risiken und stärkt gleichzeitig das Vertrauen seiner Auftraggeber, Geschäftspartnern und auch Mitarbeitern. Ein professioneller Umgang mit sensiblen Informationen ist heute ein unumgänglich wichtiges Qualitätsmerkmal moderner Planungsbüros.
Welche Daten werden oftmals im Planungsbüro verarbeitet
Vielen sind sie im Büroalltag oft gar nicht bewusst. Erst bei genauerem Hinsehen fällt ihnen auf, dass doch zahlreiche Datenbestände mit Personenbezug entstehen.
- Kunden- & Lieferantendaten
- Personalakten, Bewerbungsunterlagen
- Rechnungen
- Projektkorrespondenzen
- unter Umständen Fotos von Baustellen
- digitale Plattformen, Dienste, Videokonferenzen
Entscheidend ist, dass jede Verarbeitung auf eine rechtliche Grundlage erfolgt und nur diejenigen Daten erhoben werden, die tatsächlich erforderlich sind (Stichwort: Datenminimierung DSGVO) und auch die Aufbewahrung der Daten nur so lange erfolgt, wie zwingend notwendig (Stichwort: Aufbewahrungsfristen nach DSGVO).
Im nächsten Teil geht es darum, mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen Architektur- und Ingenieurbüros personenbezogene Daten im Alltag schützen können.
Als zertifizierte IHK Datenschutzbeauftragte hilft Mareike Cramer Ihnen gern bei der Einführung, Umsetzung und/oder dauerhaften Betreuung Ihres Datenschutzkonzepts. Anfragen richten Sie bitte an InfoMaCra@t-online.de