QM tut gut: Wie sich Architekten und Ingenieure wieder aufs Wesentliche konzentrieren können
Presseberichte

Büro-Ineffizienz: Suchzeiten immer länger - aktuell 20% Zeitverschwendung. QM tut Not.

Mitarbeitende in Deutschlands Büros verschwenden knapp ein Drittel ihrer Arbeitszeit vor allem durch einen ineffizienten Umgang mit der Digitalsierung.

So Jürgen Kurz von der Büro-Kaizen GmbH, der gemeinsam mit der AKAD Hochschule Stuttgart bereits zum 3. Mal seit 2013 eine Studie zum Wandel der Arbeitswelten durchgeführt hat: "Und das Schlimmste: Das Problem hat sich in den vergangenen zehn Jahren noch verschärft."

So sind trotz - oder wegen - der Digitalisierung die Suchzeiten in Büros extrem gestiegen. Waren es 2013 noch gut 13% der Arbeitszeit, die durch Suchen verschwendet werden (schauen Sie sich unseren Wut-Film zu dem Thema an), sind es nun fast 20%! Mitarbeitenden gehen also einen ganzen Tag pro Woche nur für (unnötiges) Suchen zur Arbeit.

3/4 dieser Zeit geht für die digitale Suche drauf. Die Corona-Pandemie habe in vielen Organisationen zwar zu einem Digitalisierungs-Schub geführt, die Effizienz dabei aber verringert. Um die Zeitverschwendung in den Griff zu bekommen, empfiehlt Büro-Experte Kurz neben Mitarbeiter-Trainings vor allem klare Regeln für die Nutzung von Software und für das Ablegen von Daten und Dateien im System.

Weitere Ergebnisse der Studie in Stichworten:

  • Die Arbeitszeit wird nur zu 24% für das eigentliche Tagesgeschäft verwendet. 30% werden für die Bearbeitung von E-Mails ver(sch)wendet, 26% für Besprechungen.
  • 163 Minuten pro Tag wurden in 2022 E-Mails bearbeitet – 60% mehr als 2013. Gründe für die Nicht-Bearbeitung von E-Mails: 2/3 schlechte Organisation, 1/3 fehlende Zeit (aufgrund schlechter Organisation?)

Für uns ein klarer Fall für QualitätsManagement! Wesentlich für den Erfolg von (Bauplanungs-) Büros sind stabile Management-Systeme mit klar geregelten Prozessen und Strukturen – damit auch sie sich wieder aufs Wesentliche konzentrieren können: Bauplanung statt Arbeitszeitverschwendung durch Suchen.

Quelle: Akad & Büro-Kaizen-Studie 2022

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