Briefe schreiben - normgerecht | heute: Anschriften-Check

Geschäftsbriefe sind ein wichtiges Aushängeschild jeder Firma.

Erhält ein Geschäftspartner oder Kunde von Ihnen einen Brief, fällt sein Blick in der Regel als Erstes auf das Anschriftfeld. Die Schreibnorm DIN 5008 hält auch in puncto Anschriften einige Gestaltungs- und Schreibregeln parat. Wie Sie in Ihren Geschäftsbriefen sowohl die geschriebenen als auch die ungeschriebenen Regeln überzeugend umsetzen, verraten Ihnen diese Empfehlungen (Auszug) aus dem Newsletter von SEKADA - Profi-Tipps für effizientes Arbeiten im Büro.

• Verwenden Sie keine Leerzeilen in der Anschrift
  Leerzeile nach dem Versendungsvermerk? Fehlanzeige! Leerzeile nach der Straße? Auch Fehlanzeige. Die Deutsche Post AG möchte nicht, dass Leerzeilen in der Adresse verwendet werden – und das steht auch so in der DIN 5008. Wenn Sie Briefe nicht nach DIN 5008 beschriften, besteht die Gefahr, dass sie länger unterwegs sind.
• Verwenden Sie keine Länderkennzeichen in der Anschrift
  Seit über zehn Jahren sind Länderkennzeichen in der Anschrift verpönt. Das Land schreibt man einfach in Großbuchstaben auf Deutsch in die letzte Zeile der Anschrift. Das ist eine Vorgabe der Deutschen Post AG und steht auch so in der DIN 5008. Der Bestimmungsort wird in der Landessprache geschrieben.
  • Tipp: Prüfen Sie Ihre E-Mail-Signatur
    In vielen Signaturen steht noch „D“ für Deutschland vor der Postleitzahl. Das würde Ihr Geschäftspartner dann ja auch so übernehmen, was falsch wäre. Schreiben Sie stattdessen einfach „GERMANY“ unterhalb des Ortes.
• Schreiben Sie in der Adresse nicht mehr „An“
  Wenn man ans Finanzamt schrieb, stand dort früher „An das Finanzamt“ – was auch sonst? Doch das „An“ ist überflüssig und veraltet. Egal, wen oder welche Institution Sie anschreiben, verzichten Sie auf „An“. Personen werden ebenfalls nicht mehr mit „An“, „An die“ oder „An den“ angeschrieben. Selbst bei Briefen beispielsweise an den Bundespräsidenten oder die Bundeskanzlerin verzichten Sie richtigerweise auf diese Zusätze.
• Schreiben Sie immer „Frau“ und „Herrn“ in der Anschrift
  „Frau“ oder „Herrn“ in der Anrede ist ein Zeichen von Höflichkeit!
  Schreiben Sie „Frau/Herrn“ in eine gesonderte Zeile, wenn der Platz es zulässt. Und schreiben Sie nie „Fr.“ oder „Hr.“! Diese Abkürzungen sind unhöflich und wirken stillos (zumal die Abk. nur unwesentlich kürzer ist als die vollständige Anrede).
• Ladies first – diese Regel gilt bei Anschriften nicht immer
  Bei privaten Briefen steht der Name der Frau zuerst, der des Mannes danach. Bei Geschäftsbriefen richtet sich die Reihenfolge der Namen nicht nach dem Geschlecht, sondern streng nach der hierarchischen Stellung im Unternehmen oder in der Behörde.
• Verzichten Sie auf das Wort „Firma“
  Auf den Zusatz „Firma“ verzichten Sie, wenn klar erkennbar ist, dass es sich bei dem Empfänger um ein Unternehmen handelt, beispielsweise durch Zusätze wie AG, GmbH, KG und weitere Unternehmensformen.
  Lässt sich am Namen des Adressaten nicht erkennen, dass es sich um eine Firma handelt, ergänzen Sie die Anschrift um den Zusatz „Firma“.
  Beachten Sie: Auch „Firma“ wird nicht abgekürzt!
• Verwenden Sie nicht „z.H.“ und „c/o“
  Der Zusatz „z.H.“ (zu Händen) vor dem Namen des Empfängers ist überflüssig, da allen Beteiligten klar ist, dass der namentlich genannte Empfänger die Sendung erhalten soll.
  Verzichten Sie auch auf das „c/o“ (care of). Es ist dem Amerikanischen entliehen und im deutschen Schriftverkehr nicht üblich. Hinzu kommt, dass es von vielen nicht verstanden wird.
• Schreiben Sie „Persönlich“, wenn nur der Empfänger öffnen darf
  Soll die Post von dem Empfänger persönlich geöffnet werden, ist es nicht ausreichend, wenn Sie den Empfänger zuerst und dann die Firmen- oder Behördenbezeichnung nennen. Wenn Sie deutlich machen wollen, dass ein Brief, den Sie an ein Unternehmen schicken, nur vom Empfänger persönlich geöffnet werden darf, dann müssen Sie die Sendung mit „Persönlich“ oder „Vertraulich“ kennzeichnen.
• Welche Amts-, Berufs- und Funktionsbezeichnungen werden in der Anschrift genannt?
  Es gilt: Ehre, wem Ehre gebührt! Sind Ihnen die Funktionsund Berufsbezeichnungen Ihrer Adressaten bekannt, sollten Sie davon Gebrauch machen.

marketingINGenieur Dr.-Ing. Knut Marhold ist freier Unternehmer-Berater für Marketing, Werbung und Auftragsförderung - spezialisiert auf Architektur- und Ingenieurbüros sowie Bauunternehmen. Als Mit-Initiator des QualitätsStandards Planer am Bau bietet er Mitgliedern im QualitätsVerbund Sonderkonditionen für seine Beratungsleistungen.