Im Rahmen der Einführung des QualitätsStandards Planer am Bau fragen Architektur- und Ingenieurbüros immer häufiger nach Möglichkeiten, sich mit anderen "Gleichgesinnten" auszutauschen.
Diese Möglichkeit bieten die Erfahrungsaustausch-Kreise (kurz: ERFA) von Planer-am-Bau-Mitgründer Dr. Knut Marhold. Gemeinsam mit seinem Partner Dr. E. Rüdiger Weng und dem IWW-Institut (Planungsbüro professionell PBP) hat er vor über 20 Jahren den ersten ERFA-Kreis für (alle) Planer am Bau gegründet, aktuell gibt es vier Kreise.
Glaubwürdiger als jeder Zeitungsartikel, lebendiger als jedes Fachbuch und kostengünstiger als ein kompletter Beraterstab – so lassen sich die Vorteile des unternehmerischen Erfahrungsaustauschs beschreiben.
ERFA = Moderierter Erfahrungsaustausch mit Kolleg:innen
Andere Wege und Lösungen kennen lernen, die jeweiligen Stärken herausarbeiten, nicht die gleichen Fehler machen, Tipps und Tricks aus der Praxis für die Praxis erhalten – und das Beste im eigenen Büro umsetzen. Diesen Nutzen bietet der moderierte Erfahrungsaustausch mit Unternehmerkolleg:innen.
"Durch einen äußerst offenen und vertrauensvollen interdisziplinären Austausch mit allen Kollegen in den ERFA-Kreisen wird der eigene Blick auf die Dinge, welche uns in unserem täglichen Handeln und Tun beschäftigen, durch einen ganzheitlichen Blickwinkel erweitert. Angeregte und durchaus auch kontroverse Diskussionen bieten dabei einen echten Mehrwert. Es sind meist die gleichen Dinge, die uns alle in unterschiedlicher Ausprägung und Intensität beschäftigen. Der Austausch dazu, wie Themen von jedem Einzelnen angegangen werden, geben auch mir den Mut, die eigene Komfortzone zu verlassen und Dinge mal anders anzupacken."
Dipl.-Ing. (FH) Stefanie Welzmüller, Geschäftsleitung IBP Ingenieure GmbH, München
ERFA = Fachübergreifender Dialog und kontinuierliche Verbesserung
Die Praxis zeigt, dass im offenen Gedankenaustausch mit Unternehmerkolleg:innen, die untereinander nicht im Wettbewerb stehen, die besten Ideen und Lösungen entstehen. Und das insbesondere in einem disziplinübergreifenden Dialog zwischen Planerinnen und Planern aller Fachrichtungen – Architektur, Bauphysik, Tragwerksplanung, TGA, Verkehrsanlagen, Projektsteuerung… Gerade hier ergeben sich Synergien und Potenziale für einen fruchtbaren Gedankenaustausch und gemeinsame Projekte.
"Es ist hocheffektiv, sich mit Kollegen aus quer durch Deutschland austauschen zu können, ohne befürchten zu müssen, sich die Kunden gegenseitig abzuwerben."
Dipl.-Ing. Robert Wiehofsky, Geschäftsführer PODUFAL – WIEHOFSKY Generalplanung GmbH, Löhne
ERFA = Mischung aus Projektarbeit und "Kamingespräch"
Neben den Erkenntnissen aus der "Projektarbeit" im ERFA-Kreis ist es der informelle Erfahrungsaustausch mit Gleichgesinnten, der den großen Nutzen der Tagungen ausmacht. Abseits vom Tagesgeschäft in ungezwungener Atmosphäre mit Kolleg:innen, die nicht im Wettbewerb stehen, "Kamingespräche" führen ‒ davon sind die Teilnehmenden immer wieder begeistert.
"Der ERFA-Kreis ist für uns immer wieder ein guter Anlass, uns und in die Teilnehmerrunde die Fragen zu stellen, die uns alle bewegen, aber für die im Tagesgeschäft einfach keine Zeit ist. Wir finden immer wieder einen weiten und interessanten Themenradius, den wir gründlich beackern können, so dass wir stets mit neuen Impulsen die Heimreise antreten. Außerdem ist es eine tolle Truppe, die über die Jahre zusammengewachsen ist. Es macht Spaß und bringt viel…"
Kristina Gronau, Architektin BDA , Partnerin Jensen Gronau Architekten BDA Partnerschaftsgesellschaft mbB, Braunschweig
ERFA = Geben und Nehmen unter Kollegen
Der ERFA-Gedanke besteht nun darin, durch Offenlegen eigener Lösungen voneinander zu profitieren und sich gegenseitig zu helfen. Jedes ERFA-Mitglied erhält Anstöße und Ideen für den eigenen „kontinuierlichen Verbesserungsprozess“ (KVP). Das ist preisgünstiger und mindestens so effektiv, als wenn man das bürointern (im eigenen Saft) oder mit einem externen Unternehmensberater erarbeitet hätte.
Man vergleicht sich (Benchmarking), lernt voneinander (Führungskräfte-Fortbildung) und setzt dann das Beste im eigenen Unternehmen um (Best Practice) – und erreicht so einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Dabei zeigt die langjährige Erfahrung: Am meisten für die betriebliche Praxis bringt der Erfahrungsaustausch in institutionalisierten Arbeitskreisen. Das sind Kreise mit 10 bis maximal 15 Büros, die von Dr.-Ing. Knut Marhold geleitet bzw. begleitet werden. Mitveranstalter ist das IWW-Institut. Die ERFA-Kreise treffen sich in der Regel zwei Mal pro Jahr für eineinhalb Tage an wechselnden Orten.
Die in den Kreisen behandelten Arbeitsthemen bestimmen die Teilnehmenden jeweils im Vorfeld der Treffen sowie spontan. Sie reichen von der Büroorganisation über Auftragsbeschaffung, Social Media oder Projektpräsentationen bis zu BIM und betriebswirtschaftlichen Themen oder Bürovergleichen.
"Den Erfahrungsaustausch zwischen den Büros empfinde ich als ungeheuer wertvoll. In keinem anderen Netzwerk gibt es einen so vertraulichen Austausch. Wir haben ähnliche Anliegen, können Lösungsansätze diskutieren, voneinander lernen. Diese Treffen möchte ich auf keinen Fall missen."
Dipl.-Ing. Marie Erfurt, Geschäftsleitung Phase 10 Ingenieur- und Planungsgesellschaft mbH, Freiberg
Zehn Spielregeln für ERFA-Kreise
Auch ein loser Zusammenschluss wie ein ERFA-Kreis kommt nicht ohne Regeln aus. Diese könnte man auch als Qualitätssiegel verstehen. Die "zehn Gebote" für ERFA-Kreise lauten:
- Sympathie: Ein Erfahrungsaustausch-Kreis lebt von seinen Mitgliedern. Die "Chemie" unter den Teilnehmenden und zum Moderator muss also stimmen.
- Vertrauen: Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist das volle gegenseitige Vertrauen. Um dies zu gewährleisten, darf es keine Konkurrenz-Situation unter den Mitgliedern geben. Neue Kandidaten werden daher nur in den ERFA-Kreis aufgenommen, wenn alle Mitglieder ohne Vorbehalte zustimmen.
- Engagement: Der Erfahrungsaustausch lebt vom Geben und Nehmen. Offenheit, Engagement und die Bereitschaft, sich voll in die Gruppenarbeit einzubringen, sind die elementaren Voraussetzungen für jeden Teilnehmer.
- Offenheit: Nur wenn alle Karten offen auf den Tisch gelegt werden, können die anderen Mitglieder den Nutzen einer Maßnahme nachvollziehen. Die Praxis zeigt, dass gerade der Austausch von "Insider-Informationen" ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die ERFA-Arbeit ist.
- Hilfsbereitschaft: Ziel der ERFA-Kreise ist es, Hilfe zur Selbsthilfe zu geben. Und zwar nicht nur bei den eigentlichen Treffen, sondern auch darüber hinaus im unternehmerischen Alltag.
- Ehrlichkeit: Erfolgsgeschichten sind leichter zu erzählen als Pannenstorys. Um für alle einen gewinnbringenden Erfahrungsaustausch zu ermöglichen, sollten die Teilnehmenden auch den Mut besitzen, über Fehler und negative Erlebnisse zu sprechen.
- Teilnahme: Um eine umfassende Diskussion zu ermöglichen, sollten immer alle Mitglieder an den Sitzungen teilnehmen. Wer nicht kommt, muss deshalb trotzdem die Tagungsgebühr zahlen.
- Fairness: Die beteiligten Unternehmen verpflichten sich, keinem anderen Büro die Mitarbeiter abzuwerben.
- Selbstbestimmung: Die Teilnehmenden legen selbst fest, wie oft Treffen stattfinden und wie lange sie dauern.
- Zusammensetzung: Vertrauen wird zwischen den Teilnehmenden und nicht zwischen den teilnehmenden Unternehmen aufgebaut. Daher ist es wichtig, dass sich der Personenkreis möglichst immer gleich zusammensetzt.
Teilnehmerinnen wünschen mehr weibliche Beteiligung
Die (leider wenigen) Teilnehmerinnen der ERFA-Kreise wünschen sich eine stärkere Beteiligung von weiblichen Führungskräften in den bestehenden Kreisen, insbesondere Architektinnen und Ingenieurinnen. Bei Interesse ist auch ein neuer, reiner Planerinnen-ERFA denkbar, dann mittelfristig unter weiblicher Moderation. Daher hier der explizite Aufruf für mehr weibliche Beteiligung an den Kreisen!
"Der ERFA-Kreis ist eine tolle Plattform, um sich fachbereichsübergreifend auszutauschen, zu vernetzen und voneinander zu lernen. Seit drei Jahren bin ich Mitglied und habe schon viele wertvolle Kontakte und Impulse für meine Arbeit erhalten. Ich würde mich sehr freuen, wenn sich mehr Frauen für den ERFA-Kreis interessieren und diesem beitreten. Bereits jetzt gibt es viele tolle junge Kolleginnen, ihnen will ich im ERFA-Kreis eine Stimme geben. Der Bau muss weiblicher werden – und damit auch der ERFA-Kreis!"
Carmen Finkenberger, Geschäftsführende Gesellschafterin, GN Bauphysik, Stuttgart/München/Nürnberg
Weitere Informationen zu den ERFA-Kreisen für Architektur- und Ingenieurbüros: www.bau-erfa.de
marketingINGenieur Dr.-Ing. Knut Marhold ist freier Unternehmer-Berater für Marketing, Werbung und Auftragsförderung - spezialisiert auf Architektur- und Ingenieurbüros sowie Bauunternehmen, für die er auch ERFAhrungsaustausch-Kreise organisiert. Daneben hat er sich auf planer-spezifische Kundenzeitungen (Kunden-Journale) spezialisiert.
Als Mit-Initiator des QualitätsStandards Planer am Bau bietet er Mitgliedern im QualitätsVerbund Sonderkonditionen für seine Beratungsleistungen.