"Ein Handbuch für Qualitätsmanagement zu erstellen, ist während der laufenden Arbeit sehr schwierig. Das Tagesgeschäft und unsere Kunden haben schließlich Priorität, da geriet das Vorhaben QM immer wieder in den Hintergrund. Wir sind sehr froh, dass wir hier Zeit und Raum zur Verfügung gestellt bekommen haben",
erklärt Christoph Mojen, Geschäftsführer bei ECOPLAN GmbH Planungsbüro & Beratende Ingenieure in Berlin. Deshalb hat sich das Büro aus Berlin für ein Klausurwochenende beim QualitätsVerbund Planer am Bau entschieden.
So wie Christoph Mojen geht es vielen Planungsbüros. Das Klausurwochenende schafft Abhilfe. 12 bis 15 Büros treffen sich für ein Wochenende und erarbeiten vor Ort ihre eigenen Qualitätsmanagement-Handbücher. Unterstützung bekommen sie durch Studierende der Hochschule Karlsruhe für Technik und Wirtschaft (Bachelor-Studiengang Baumanagement und Baubetrieb/Masterstudiengang Baumanagement) unter der Leitung von Prof. Dr.-Ing. Hermann Hütter. Die Studenten wurden in ihren Seminaren auf das Klausurwochenende vorbereitet und unterstützen die Planungsbüros bei der Erstellung ihrer Dokumente.
So auch vom 11. bis 13. Januar 2019. Wie ein Klausurwochenende von Planer am Bau abläuft und welche Erfahrungen die Teilnehmer sammeln, lesen Sie hier.
Tag 1 - Freitag
Die Teilnehmer aus den Planungsbüros und die Studenten reisen gegen Mittag in das Bildungszentrum in Gladenbach an und werden von den Veranstaltern Prof. Dr.-Ing. Dipl.-Kfm. Thomas Benz, Dr.-Ing. Knut Marhold und Dr.-Ing. Dipl.-Wirtsch.-Ing. E. Rüdiger Weng begrüßt und akkreditiert. Bis dahin hat das Team vom QualitätsVerbund schon fleißig gearbeitet und alles vorbereitet: Die Räume wurden den einzelnen Arbeitsgruppen zugeordnet, Wegweiser und Hinweisschilder angebracht, unterstützende Unterlagen ausgelegt, Infopakete für die Teilnehmer gepackt sowie Namensschilder erstellt.
Bevor es für alle an die Arbeit geht, werden erst einmal die Zimmer bezogen. Das Programm startet mit einem Mittagessen, denn die Büros reisen aus ganz Deutschland an. So haben sie auch gleich die erste Gelegenheit zum Networking.
Um 14:30 Uhr ist dann offizieller Beginn. Zunächst stellen sich die Initiatoren von Planer am Bau - E. Rüdiger Weng, Knut Marhold und Thomas Benz - sich und den QualitätsVerbund vor. Was ist Qualitätsmanagement? Wie funktioniert das System Planer am Bau? Welche Ziele hat das Klausurwochenende? Unterstrichen wird die Einführung von Beispielen und Anekdoten. Knut Marhold berichtet zum Beispiel, wie ein Ein-Mann-Büro durch das Klausurwochenende erstmals Pläne und Strategien zum Thema Vertretungsregelung erarbeitete und direkt nach dem Wochenende auch umsetzte. "Einige Wochen später passierte das Unfassbare: Er hatte einen Unfall und fiel für mehrere Monate aus. Aber die noch während des Klausurwochenendes initiierte Vertretung durch einen Kollegen hatte bereits gegriffen, die Kunden des Büros konnten weiter betreut werden", erinnert sich Marhold.
Prof. Hütter erläutert anschließend dem Plenum, wie sich die Studierenden auf das Wochenende vorbereitet haben und welche Rolle sie dabei innehaben. Mit der Schlüsselausgabe für die Arbeitsräume geht es dann in die Gruppenarbeit.
Die Architektur- und Ingenieurbüros gehen zusammen mit den Studierenden in ihre Büros für das Wochenende und beginnen mit der Erarbeitung ihres individuellen Qualitätsmanagement-Handbuchs. Sowohl die Teilnehmer aus den Büros als auch die Studenten haben sich bereits mit dem Thema QM intensiv auseinandergesetzt. Die Planungsbüros erhalten vorab vom QualitätsVerbund ein Musterhandbuch, an dem sie arbeiten können. Viele haben es teilweise schon bearbeitet und erste passende Dokumente und Arbeitsgrundlagen zusammengestellt. Oft führen die Studierenden durch den Ablauf, dafür wurden sie in ihrem Seminar vorbereitet.
Es steht jedem Büro frei, wie lange und intensiv in der Arbeitsgruppe gearbeitet wird. Um 18 Uhr gibt's aber erst einmal Abendessen. „Die Vorgehensweisen sind sehr unterschiedlich. Wir hatten schon Gruppen, die bis spät in die Nacht in ihren Räumen konzentriert gearbeitet haben. Andere setzen die Gespräche zwangloser, zum Beispiel in der Bar, fort. Wir geben da keine Vorgaben und das ist auch gut so“, kommentiert Weng die unterschiedlichen Arbeitsprozesse.
Nach dem Abendessen gibt es sowohl für die Studierenden als auch für die Planungsbüros die Möglichkeit zum Feedback - erst einmal getrennt voneinander. Später finden die Feedbackrunden auch gemeinsam statt. Das Fazit ist durchweg positiv.
"Ich habe viel über unterschiedliche Strukturen und Organisationsformen, Denk- und Vorgehensweisen in Unternehmen gelernt. Auch zum Thema Führungsstile konnte ich einiges mitnehmen",
fasst Student Richard Dittrich seine Erfahrungen vom ersten Tag zusammen.
Für die meisten Gruppen ist der erste Arbeitstag damit beendet. In lockerer Runde lassen sie den Abend ausklingen. Für die Nachtschwärmer steht auch immer ein Mitternachtssnack zur Verfügung...
Samstag - Tag 2
Nach dem Frühstück geht es in den einzelnen Arbeitsgruppen weiter. Die Stimmung ist betriebsam und arbeitsreich, dabei aber ausgelassen. Am ersten Tag konnten sich alle bereits besser kennenlernen, sodass die Arbeit nun als eingespieltes Team gut funktioniert. Einige sind schon dabei die fast fertigen Handbücher noch einmal durchzugehen, andere müssen eventuell noch Bausteine erarbeiten oder an Formulierungen feilen.
"Das Format mit den Studierenden ist sehr hilfreich. Sie haben uns einige Arbeiten abgenommen und bekommen selbst einen guten Einblick in die Büroarbeit. Zudem wurde alles - das Musterhandbuch und das Wochenende - vom Planer-am-Bau-Team sehr gut und strukturiert vorbereitet, so dass alle Abläufe schnell und effizient funktionieren",
freut sich Andreas Hegemann, Projektleiter bei der Planergruppe Oberhausen.
Thomas Benz, Knut Marhold, Rüdiger Weng sowie Hermann Hütter gehen auch am Samstag durch die Räume und helfen den Teilnehmern bei Fragestellungen oder Problemen. Die Studierenden führen zudem Listen, welche Aktivitäten die Teilnehmer später in ihren Bürostandorten erledigen müssen, damit sie im Anschluss eine Zertifizierung erhalten.
Um die Mittagszeit wird dann ein Gruppenfoto gemacht - der Programmpunkt ist jedes Mal fest eingeplant. Nach einer kleinen Mittagspause mit Stärkung können alle in gemeinsamer Runde, Feedback zu den Arbeitsgruppen zu geben.
Auch der Nachmittag wird in den einzelnen Teams von Büros und Studierenden verbracht. Je nachdem wie schnell gearbeitet wurde oder wie gut die Vorbereitung war, geben die Büros bereits jetzt die Erstfassung ihrer Handbücher an den QV Planer am Bau zur Durchsicht. Knut Marhold, Rüdiger Weng und Thomas Benz schauen sich diese gemeinsam mit den Büros und den Studenten an. Fehlt noch etwas? Stimmt etwas nicht? Gibt es noch Überarbeitungsbedarf? Das kann auch schon mal bis in den späten Abend gehen. Denn schließlich sollen alle am Ende mit dem fertigen Handbuch nach Hause fahren. Die drei Veranstalter vom Qualitätsveerbund Planer am Bau stehen immer bereit für die Fragen der Büros. Denn das Wochenende soll ja für alle so effektiv wie möglich sein.
„Die Arbeitsatmosphäre ist sehr gut. Alles ist strukturiert aufgebaut und wir konnten die Zeit effektiv nutzen“,
findet auch Dipl.-Ing. (FH) Marco Schmöller, Inhaber des IBB Ingenieurbüro Bautechnischer Brandschutz in Leipzig.
Am Ende des zweiten Tages freuen sich alle über die geleistete Arbeit und sind zufrieden.
Sonntag - Tag 3
Am Vormittag haben die Büros noch mal Zeit mit den Studierenden, an den QualitätsManagement-Handbüchern zu arbeiten. Eventuell muss das ein oder andere Handbuch nach der Durchsicht von Planer am Bau angepasst werden. Andere Büros sind schon fertig und machen sich langsam auf die Rückreise.
Für alle war es ein arbeitsreiches Wochenende. Am Ende kann aber jedes Büro mit einem fertigen Handbuch und einem guten Gefühl wieder zurückfahren. Gegen 14 Uhr haben sich die meisten Planungsbüros verabschiedet und auch die Studierenden machen sich wieder auf den Weg nach Karlsruhe.
„Mein Ziel war es, Qualitätsmanagement an einem Wochenende fokussiert durchzuarbeiten. Dafür habe ich hier die perfekten Rahmenbedingungen gefunden. Jetzt fahre ich mit neuer Energie und Motivation nach Hause“,
erklärt Dipl.-Ing. Architekt Alexander Benthaus, geschäftsführender Gesellschafter bei Benthaus Architekten in Lünen.
Das Fazit von Planer am Bau ist positiv und das Feedback der Büros ebenso. Die Teilnehmer konnten ihr Handbuch fertigstellen und müssen in den Wochen danach lediglich wenige Nachbesserungen einarbeiten. Benz, Marhold und Weng rechnen bereits im März mit den ersten Zertifizierungen.
Wie geht es nach dem Wochenende weiter?
Die Büros haben einen Termin festgelegt, an dem die Qualitätsmanagement-Handbücher endgültig fertig sein sollen. Anschließend werden sie von Planer am Bau geprüft. Entweder erhalten sie die Rückmeldung, dass an der einen oder anderen Stelle noch nachgebessert werden muss oder das Büro bekommt direkt die Freigabe für die Zertifizierung.
Das läuft dann folgendermaßen ab: Zertifiziert wird in der sogenannten Gruppenzertifizierung. Haben drei Büros ihre Handbücher finalisiert, entscheidet das Los, welches als erstes vom TÜV Rheinland auditiert wird. Auch dieser Termin wird von Knut Marhold, Thomas Benz oder Rüdiger Weng begleitet. In der Regel dauert das Audit fünf bis sechs Stunden. Der vom TÜV gestellte Auditor erfragt Abläufe und Prozesse aus dem Handbuch und überprüft stichprobenartig die Richtigkeit der Angaben. Ist alles in Ordnung erhalten alle drei Büros ihre Urkunde.