Was jetzt auf Planungsbüros zukommt – und wie Sie die Dokumentation sinnvoll in bestehende Qualitätsprozesse integrieren.
Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 des EU AI Acts verbindlich: Wer KI-Tools einsetzt, muss sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden über ausreichend „AI Literacy" verfügen – also das Grundverständnis, KI-Systeme kritisch einzuschätzen und verantwortungsvoll einzusetzen. Seit dem 2. August 2025 greift auch der Bußgeldrahmen: Verstöße können mit bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Ab 1. August 2026 gilt der EU AI Act dann in voller Breite. Die Zeit zum Handeln ist jetzt.
KI-Tools sind längst im Planungsalltag angekommen – von der Protokollerstellung über die Vertragsanalyse bis zur Prüfung von Baubeschreibungen. Die entscheidende Frage lautet: Wie dokumentieren wir das?
Kleine Büros, gleiche Pflicht – pragmatische Wege
Die Anforderung gilt unabhängig von der Bürogröße. Für Büros mit weniger als 20 Mitarbeitenden gilt: aufwändige Schulungsmanagementsysteme sind nicht nötig. Entscheidend ist die nachvollziehbare Dokumentation – wer hat wann welche KI-Inhalte vermittelt bekommen, und ist das belegbar?
Der QualitätsStandard Planer am Bau als natürlicher Ankerpunkt
Wer nach dem QualitätsStandard Planer am Bau (QS_PaB) arbeitet, hat die Struktur bereits in der Hand: Fortbildungsnachweise und Schulungsdokumentation sind ohnehin integraler Bestandteil des QM-Systems. KI-Schulungen lassen sich nahtlos einbetten:
Teilnahmebestätigungen und interne Schulungsprotokolle fließen wie gewohnt in den QM-Ordner.
Themen wie „DSGVO-konformer KI-Einsatz", „Haftung und Prüfpflicht" oder „Transparenzpflichten gegenüber Auftraggebern" werden als eigene Fortbildungskategorien im QS_PaB-Nachweis verankert.
Kein neues System, kein Parallelaufwand – nur eine neue, relevante Kategorie im bestehenden Rahmen.
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Anwendungsfälle, Tool-Auswahl, Datenschutz und eine Muster-KI-Richtlinie für Ihr Büro: Unser eBook „KI-Einsatz für Planer am Bau"liefert den praxisnahen Einstieg. Für Mitglieder kostenlos im Mitgliederbereich.
AI Literacy ist nicht nur Pflicht – sie ist eine echte Chance, den Planungsalltag effizienter und zukunftsfester zu gestalten. Wer den QS_PaB als Qualitätsrahmen nutzt, hat das Werkzeug dafür bereits in der Hand.
Fragen zur Umsetzung? Sprechen Sie uns gerne an.