Sie sind immer erreichbar, nie krank, nie im Urlaub. Sie sind unsterblich. Dann brauchen Sie auch keine Vertretungsregelung. Falls Sie doch an den Aussagen leicht zweifeln, dann sollten Sie unbedingt eine Vertretungsregelung haben. Das fängt damit an, dass eine Regelung für die Geschäftsführung getroffen wird. Ganz wichtig, denn wenn die Geschäftsführung ausfällt und nichts geregelt ist, kann das das Ende eines Büros bedeuten. Das wollen Sie doch nicht, denn schließlich haben Sie auch eine Verantwortung Ihren Mitarbeitenden gegenüber.
Vertretung hat mit fachlicher Vertretung zu tun, aber auch mit Vollmachten für z. B. finanzielle Transaktionen und damit, wer was unterschreiben darf.
Vertretung geht noch weiter: Vertretung der Mitarbeitenden untereinander, hier speziell in fachlicher Hinsicht. Wichtig ist ein permanenter Gedankenaustauch, damit keine Wissenslücken entstehen.
Zur Vertretungsregelung gehört darüber hinaus, dass klar geregelt ist wer für was zuständig ist. Und das bis zum Toilettenpapier.
Und vergessen Sie nicht, dass eine Vertretungsregelung insbesondere für Ihre Kunden wichtig ist. Damit können Sie durchaus nach außen werben.
Nehmen Sie das Thema Vertretung nicht auf die leichte Schulter. Manchmal kommt es erstens anders als man zweitens denkt. Und darauf sollten Sie vorbereitet sein.
QM tut gut: Wie sich Architekten und Ingenieure wieder aufs Wesentliche konzentrieren können
Ihr E. Rüdiger Weng vom QualitätsVerbund Planer am Bau