Der QualitätsVerbund Planer am Bau arbeitet im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung an seinen Prozessen. Eines der KVP-Themen ist das Wissensmanagement, sowohl bei uns selbst als auch bei unseren Mitgliedern.
Stand des Wissensmanagements in Planungsbüros
Daher haben wir eine Umfrage unter unseren Mitgliedern durchgeführt, um ihre Erfahrungen zum Wissensmanagement abzufragen. Im Zuge der Corona-Pandemie haben sich sowohl die Digitalisierungsprozesse in einigen Planungsbüros deutlich beschleunigt als auch die Lösungsmöglichkeiten am Markt ausgeweitet.
Daher wollten wir von unseren Mitgliedern zunächst wissen, welche Instrumente in den Büros bekannt sind – unabhängig davon, ob digital oder analog:
So sind der Mehrheit die gängigen Lösungen am Markt – mit Ausnahme von Wiki-Systemen – bekannt. Wiki-Systeme sind Softwarelösungen, die ähnlich wie die Online-Enzyklopädie Wikipedia aufgebaut sind – also die Bearbeitung durch die eigenen Mitarbeiter, verlinkte Artikel und Dokumente sowie Freigabeprozesse durch Vorgesetzte ermöglichen.
Sharepoint und Teams favorisiert, Wiki's (weitgehend) unbekannt
Die genannten Lösungen umfassten neben den beiden Softwarelösungen Microsoft Sharepoint und Microsoft Teams noch das Speichern von Dokumenten in der Microsoft Explorer-Struktur, was einer Ablage von Dokumenten auf einem für alle zugänglichen Server entspricht. Sowohl diese Lösung als auch die Lagerung von Dokumenten in Aktenordnern oder Papiersammlungen im Büro sind keine digitalen Lösungen im Sinne einer Wissensdatenbank, wobei die Ablage im Explorer zumindest eine digitalisierte Variante darstellt, sofern die Daten leicht wiederzufinden sind. Eine Alternative wäre die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems, wenn ein Wechsel auf eine umfassende Software zum Wissensmanagement nicht gewünscht ist.
Es wurden noch weitere Softwarelösungen im geringen Umfangen genannt, die von Telefonanlagensoftware über CRM-Systeme bis zu kompletten Datenbanksystemen reichten, aber nicht in die reine Kategorie Wissensmanagement passten.
Neben dem aktuellen Kenntnisstand unserer Mitglieder war es interessanter zu wissen für welche Lösungen sich die Firmen entschieden haben. So wollten wir in unserer zweiten Frage wissen, wer schon ein digitales Tool nutzt:
Dabei überwiegt noch das „Nein“ mit einer geringen Mehrheit. Von denjenigen die kein digitales Tool nutzen wird zumeist mittels „Explorer-Struktur“ gearbeitet. Dass solch eine Lösung für viele eher ein „dauerhaftes Provisorium“ darstellt, lässt sich an unserer Auswertung zur Zufriedenheit unserer Mitglieder ihres (digitalen) Wissensmanagement feststellen. So liegt die durchschnittliche Bewertung bei 2,98 von 5 möglichen Punkten.
Umso interessanter ist daher die Rückmeldung, welche (bessere) Lösung die befragten Planer zukünftig nutzen wollen:
So sind die Microsoft-Produkte Sharepoint und Teams mit insgesamt 76% die absoluten Favoriten, nicht zuletzt wohl aufgrund der Marktpräsenz. Einige Rückmeldungen haben aber auch ergeben, dass nicht allen Teilnehmenden klar ist, dass Teams nicht nur eine Videokonferenzsoftware ist, sondern sich immer weiter in Richtung Komplettlösung entwickelt.
Wissensaufbau durch Erfahrungsaustausch
Um dieses Wissen praxisorientiert zu vertiefen, lädt der QualitätsVerbund Planer am Bau interessierte Architekten und Ingenieure am Dienstag, dem 18. April 2023 von 16:00 bis ca. 17:30 Uhr zu einem kostenlosen Online-Erfahrungsaustausch (Zoom) zum Thema Wissensdatenbanken an. Nach einer kurzen Vorstellung der Umfrageergebnisse erhalten die Teilnehmenden die Möglichkeit, sich über Wissensdatenbanken bzw. Wissensmanagement auszutauschen.
Anmeldung zum kostenlosen Erfahrungsaustausch (Zoom) am 18.04.2023
An der Umfrage beteiligten sich mehrheitlich kleinere bis mittlere Büros unterschiedlicher Fachbereiche, was einem guten Querschnitt der Bauplanungsbranche entspricht.