Ein Jahr QM – PMR Projektmanagement Rostock GmbH
Auf unserem Klausurwochenende in Gladenbach hat Alexander Gatzka, Geschäftsführer, seine „Erlebnisse“ auf dem Weg zum Erst-Audit dargestellt. „Die Vereinfachung und Verbesserung aller Arbeitsabläufe ist für die Mitarbeiter erkennbar. Daher ist die anfängliche Skepsis einer großen Akzeptanz gewichen.“ Darüber hinaus bestärkt die positive Resonanz der Kunden Alexander Gatzka darin, den richtigen Weg eingeschlagen zu haben. So sein Fazit nach einem Jahr QM. Das Klausurwochenende haben Alexander Gatzka und seine Assistentin Anja Richter dazu genutzt, die Erfahrungen aus einem Jahr QM in das Handbuch einfließen zu lassen.
Seine Erlebnisse und Erkenntnisse im Detail:
- Ein Nachweis der Zertifizierung gegenüber der öffentlichen Hand und eine aufgrund der gestiegenen Mitarbeiterzahl erforderliche einheitliche Firmenstruktur waren die primären Gründe für QM.
- Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter hat sich sehr erleichtert, da grundlegende Dinge im QM-Handbuch festgelegt sind. Jeder Mitarbeiter kann nachlesen, falls ihm etwas unklar ist.
- Die Einführung des QM-Systems war zu Anfang schwierig, da die Skepsis der Mitarbeiter sehr groß war. Die Mitarbeiter befürchteten einen größeren Verwaltungsaufwand. Nach den ersten sichtbaren Erfolgen ist das QM-System nunmehr stark integriert und in den Köpfen der Mitarbeiter verankert. Die Vereinfachung aller Arbeitsabläufe ist für alle Mitarbeiter erkennbar. Daraus resultiert die große Akzeptanz.
- Nach der Einführung des QM-Handbuchs wurden Veränderungsvorschläge und Wünsche der Mitarbeiter aufgenommen und gemeinsam diskutiert.
- Nach einem halben bis ¾ Jahr wurde eine Nachschulung durchgeführt und explizit Dinge angesprochen, die noch nicht so gut funktionierten.
- Ständige Kontrolle und Hinweise an Mitarbeiter zur Einhaltung der Abläufe sind nötig, um den gewünschten Erfolg zu generieren und nicht den Rückfall in alte Abläufe zu tolerieren.
- Nach Einführung und Umsetzung des QM-Handbuchs sind deutliche Verbesserungen in den Arbeitsabläufen ersichtlich. Besonders im Urlaubs- oder Krankheitsfall bzw. bei Ausscheiden eines Mitarbeiters, können andere Mitarbeiter in relativ kurzer Zeit das entsprechende Projekt weiter führen bzw. fachkundige Aussagen treffen.
- Einheitliche Layouts / Planlisten / Bezeichnungen etc. in den Zeichnungsunterlagen erleichtern das Bearbeiten eines Projekts. Des Weiteren ist eine einheitliche, immer gleich bleibende Struktur der Projekte für unsere Kunden (Bauherren) nachvollziehbarer.
- Die positive Resonanz unserer Kunden hat uns in unserer Wahrnehmung des positiven Einflusses des QM-Handbuchs bestärkt.
- Einheitliche und immer wieder kehrende Abläufe wie z. B. die Kundenbefragungen wirken sich positiv auf das Miteinander unserer Geschäftspartner aus, da diese in regelmäßigen Abständen nach Ihrer Meinung gefragt und Verbesserungsvorschläge aufgenommen werden.
- Besonders positiv ist das neu eingeführte Qualitätssicherungs-Management. Die eingeführte und neu strukturierte Mängelbearbeitung erleichtert das Abarbeiten von Mängeln und ergibt eine Übersicht der Mängelgründe. Je nach Häufigkeit kann nun planerisch oder bautechnisch darauf reagiert werden, um die Häufigkeit zu verringern und die Zufriedenheit der Kunden zu steigern.
- Die Pflicht zur Protokollierung und Dokumentation hat bei den Mitarbeitern nicht viel Anklang gefunden. Nach den ersten positiven Ergebnissen einer leichteren Nachvollziehbarkeit wird nun auch die Dokumentation positiver bewertet.
- Die durch die Zertifizierung angeregte Etablierung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit und eines Datenschutzbeauftragten hat sehr viel Positives bewirkt. Maßgeblich ist hier vor allem die Absicherung der Geschäftsleitung.
- Nach Ablauf eines Jahres haben wir unser QM-Handbuch angepasst, ergänzt bzw. präzisiert, um die Erfahrungen des letzten Jahres direkt einfließen zu lassen und die Umsetzung im Unternehmen weiter zu verbessern.
- Das durchgeführte Erstaudit war sehr angenehm und entsprach einem sehr konstruktiven Gespräch, das zu weiteren Verbesserungsvorschlägen führte.