So sparen Sie Zeit und Nerven im Umgang mit E-Mails – die 7 TOP-Tipps für erfolgreiche E-Mail-Kommunikation im Architektur- und Ingenieurbüro vom QualitätsVerbund Planer am Bau

  1. Ist diese E-Mail wirklich nötig?
    1. Nicht immer ist eine Mail notwendig, manchmal ist der Griff zum Hörer die bessere Alternative.
  2. Schreiben Sie nur so viel wie nötig, so wenig wie möglich
    1. Verwenden Sie einfache sowie kurze Sätze und formulieren Sie klar sowie unmissverständlich.
  3. Fehlerfreie E-Mails machen einen besseren Eindruck
    1. Nehmen Sie sich zum Verfassen von E-Mails Zeit und kontrollieren Sie sie vor dem Abschicken noch einmal.
  4. Formulieren Sie aussagekräftige Betreffzeilen, um Suchzeiten zu vermeiden
    1. Eine gut formulierte Betreffzeile erleichtert außerdem das Zuordnen zu einem Projekt und Sie finden die E-Mail schneller wieder.
  5. Sortieren Sie Ihren Posteingang
    1. Legen Sie in Ihrem E-Mail-Postfach Unterordner an. Orientieren Sie sich bei der Ordnerstruktur ihres Postfachs z.B. an der auf Ihrem Computerlaufwerk oder an Ihrer Projektstruktur.
  6. Schützen Sie sich vor unnötiger Ablenkung
    1. Verzichten Sie auf optische oder akustische Eingangssignale, nicht nur in Ihrem E-Mail-Programm. Setzen Sie sich deshalb bestimmte Zeitfenster, um Ihre E-Mails abzurufen, zu lesen und zu beantworten.
  7. Cc und Bcc – sparen Sie Ihren Empfängern Zeit
    1. Cc dient dazu, einen Empfänger über einen Sachverhalt zu informieren, ohne dass seinerseits Handlungsbedarf besteht. Sie sollten deshalb auch hier überlegen, ob alle Empfänger diese E-Mail unbedingt benötigen (vgl. Punkt 1).

Diese 7 Tipps in ausführlicher Form erhalten Sie gerne kostenlos auf Anfrage (einfach oben Ihre Email-Adresse eintragen).

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(für Mitglieder im QualitätsVerbund Planer am Bau kostenlos).