PROJECT-MANAGEMENT (Bildquelle: Pixabay)

Digitalisierung im Büro: Auf welche Programme sollte man in Zukunft setzen?

marketingINGenieur Dr.-Ing. Knut Marhold Alle, Gastbeiträge

Der digitale Wandel

schreitet immer schneller voran. Nach und nach werden E-mails durch Slack und der gute alte Terminplaner aus Papier durch synchronisierte Kalender wie zum Beispiel jener von Google ersetzt.

Mittlerweile sind es auch nicht mehr nur Software- und Online-Unternehmen, die sich der Vorteile von Projektmanagementsoftware bewusst sind und sie gewinnbringend für sich nutzen. Auch in der Baubranche können Unternehmen durch effizienteres Projektmanagement profitieren, wenn sie die Automatisierungen und kürzere Kommunikationswege nutzen, die Online Projektmanagement Tools anbieten.

Ein immer wichtigerer Produktivitätsfaktor ist heute schon Spezialisierte Software für Teams. Immer einfacher funktioniert so die Kommunikation und Planung neuer Projekte. Dateien werden kurz in das Fenster gezogen und Meetings aus dem Chatverlauf direkt in den Kalender eingetragen.

Der Markt an Projektmanagement Programmen ist aber groß und die richtige Entscheidung ist von vielen Faktoren abhängig. Deshalb soll es in diesem Artikel darum gehen, einen Überblick zu bekommen, welche Faktoren wichtig für die Entscheidung zur richtigen Projektmanagement Software sind.

Typen von Projektmanagement Programmen

Online:

Cloud-basierte Tools werden oft von kleineren bis mittleren Teams genutzt. Untereinander vernetzt und integriert entfesseln diese Apps ihr Potenzial, da sich viele von ihnen auf eine Funktion spezialisieren. Es gibt aber auch Projektmanagement Software die als alleinstehende Lösung fortgeschrittene Werkzeuge, wie zum Beispiel zur Finanzplanung, anbietet. Dies lohnt sich meist vor allem für größere Unternehmen.

Offline:

Es gibt auch offline Software für Projektmanagement. Diese muss dann auf einem unternehmenseigenen Server laufen. Ansonsten erfüllt sie im Grunde dieselben Vorteile wie online Software. Microsoft Project ist ein Beispiel für diese Art von Programm.

Arten von Online Projektmanagement Software

Einfache/spezialisierte Projektmanagementsoftware:

Diese Apps sind oft auf eine Funktion im Projektmanagement spezialisiert. Wie Slack für die Kommunikation, Trello für visuelle Planung oder Asana um den Fortschritt einzelner Projekte zu organisieren.

Sie sind einfacher zu lernen und im Einstieg oft günstiger als umfassende Projektmanagement Software. Ein großer Teil der Vorteile von komplexeren Lösungen kann dadurch erschlossen werden, Integrationen zwischen den verschiedenen Apps zu nutzen. Dafür fehlt ihnen aber oft weitergehende Funktionalität, die in großen Unternehmen wichtig wird.

Umfassende Projektmanagement Software:

Diese Art von Online Projektmanagement Software wird vor allem bei komplexeren Projekten sehr wertvoll. Wenn zu den “normalen” Aktivitäten im Projektmanagement wie Kommunikation, Planung und Organisation komplexere Aufgaben erledigt werden müssen, bieten diese Programme oft die besseren Lösungen.

Neben diesen klassischen Aufgaben bieten sie nämlich auch Tools zur Finanzplanung, dem Management von Abhängigkeiten und Echtzeit-Tracking von Meilensteinen. Dafür sind sie teurer und der Umgang mit ihnen oft schwieriger zu erlernen als mit simplen Programmen. Sie erlauben dem erfahrenen Bauprojektmanager aber tiefere Einblicke in den Prozess und umfassendere Automatisierung von diesen.

Wichtige Funktionalitäten für Projektmanagementsoftware

Sehr wichtige Funktionen

Erstellen von Aufgaben

Ohne das Erstellen von Aufgaben funktioniert kein Projektmanagement. Daher kommt dieses Kriterium an erster Stelle. Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, ob die Software in der Lage ist bei Aufgaben Abhängigkeiten klar zu erteilen.

Zu welchem Projekt, zu welchem Mitarbeiter, zu welchem Abschnitt gehört diese Aufgabe? Durch eine klare Darstellung der Abhängigkeiten kann während des gesamten Prozesses Feedback ausgewertet werden und ggf. zur Kurskorrektur eingesetzt werden.

Zusammenarbeit im Team

Eine gute Kommunikation ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Projekt. Diesen Grundsatz kennen erfahrene Projektmanager. Ob im Architekturbüro oder in der Bauleitung, ohne Kommunikation funktioniert es nicht. Dazu sollte ein PM-Programm einen Ort bieten, an dem leicht Diskussionen geführt werden können, private Nachrichten an einzelne verschickt werden können und Dokumente erstellt und verschickt werden können.

Schulungsmaterial

Das nötige Schulungsmaterial zur Nutzung eines PM-Programmes ist ein Muss um Mitarbeitern und Managern zugleich die Möglichkeit zu bieten so schnell wie möglich einen effizienten Workflow zu erstellen.

E-mail Integration

E-mails sind immer noch das verbreitetste Kommunikationsmittel der Arbeitswelt. Wenn ein Projektmanagement Programm die Funktionalität besitzt diese direkt zu verschicken ohne das Programm verlassen zu müssen ist in Summe eine Menge Zeit gespart.

Dokumentenverwaltungs-Funktionen

Das Speichern, Erstellen und Verwalten von Dokumenten ist eine zentrale Aufgabe in fast jedem Projekt. “Drag and Drop” Funktionen sowie einstellbare Zugangsrechte sind heutzutage zu erwarten. Die Erstellung von Text und Tabellen Dateien sollte zumindest durch Drittanbieter Integrationen gegeben sein.

Mobile Version

Das Mobile Office wird immer verbreiteter. Dezentrale Teams arbeiten von verschiedensten Standorten an Zeitgleich an einem Projekt, auch von unterschiedlichen Geräten und Betriebssystemen aus. Das ermöglichen Mobile Versionen des Programms, die mit den PC Versionen durch Cloud-Technologie verbunden sind.

Protokollierungs-Funktion

Automatische Protokolle für bekannte Prozesse ermöglichen eine große Zeitersparnis. Außerdem werden auf diese Weise menschliche Fehler minimiert.

Ziemlich wichtige Funktionen

Drittanbieter Integration

Für umfassende PM-Software ist das zwar eher unter “Nice to have” aber für einfachere und spezialisierte Apps ist die Integration mit anderen, genauso spezialisierten Anwendungen ein Muss. Nur dadurch können die verschiedenen Stärken der Spezialisten gemeinsam wirken, und je nach Bedürfnis können sich Teams so das Werkzeug zusammenbauen, das am besten für ihr Projekt geeignet ist.

Zeitmanagement-Funktionen

Um auch zeitlich den Prozess führen zu können sind Kalender und Terminierungsfunktionen sehr nützlich. Mit der Funktionalität terminierte Meilensteine anzulegen kann so zum Beispiel der Fortschritt in einem Projekt gemessen werden.

Budget- und Finanzverwaltung

Investitionen sind bei größeren Projekten die Regel. Mithilfe von Funktionen zur Verwaltung von Budgets können Ausgaben im Auge behalten werden. Dadurch wird eine schnelle Reaktion auf Kostenfallen möglich und Prognosen fallen leichter.

Branding und Visuelle Anpassungen

In größeren Unternehmen ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur. Einige PM-Softwares bieten die Möglichkeit an die Benutzeroberfläche mit unternehmenseigenen Grafiken und Markenzeichen visuell anzupassen.


Die Autorin:

Martina Schmidt interesssiert sich seit 2015 für Online Themen und Digitalisierung.

Aktuell hilft sie der Verbraucherplattform kaufberater.io aus, mit der hochwertige Kaufberatung für jede Art von Produkt ermöglicht wird.