Overprocessing (Überbearbeitung)
Bei dieser Verschwendungsart ist es sinnvoll, sich einmal grundsätzliche Gedanken über die Klassifizierung von Tätigkeiten zu machen. Dabei können vier Kategorien von Leistungsarten unterschieden werden:
Nutzleistung
Tätigkeiten in dieser Leistungsart schaffen direkten Nutzen für einen Kunden. Sie sind wertschöpfend bzw. wertsteigernd und in der Regel daher auch geplant. Um die Nutzleistung noch weiter zu untersuchen, kann das Kano-Modell Hinweise geben, das in einem späteren Artikel vorgestellt wird. Typische Nutzleistung wird in der Produktion, der Produktentwicklung, sowie in Vertrieb und Marketing erbracht.
Stützleistung
Diese Tätigkeiten schaffen zwar keinen direkten Nutzen – sind also wertneutral – für einen Kunden, sind jedoch in der Regel notwendig, um die Nutzleistung erbringen zu können. Daher ist die Stützleistung ebenfalls geplant. Typischer Vertreter dieser Leistungsart ist die Logistik, der Einkauf, das Personalwesen und die IT.
Blindleistung
Hier handelt es sich noch um wertneutrale Aktivitität, die jedoch ungeplant ist. Deshalb können keine zugehörigen Unternehmensbereiche bzw. -funktionen benannt werden. Grundsätzlich tritt Blindleistung in allen Unternehmensbereichen auf, es handelt sich immer um die Verschwendungsarten, wie sie in dieser Artikelserie diskutiert werden.
Fehlleistung
In diese Kategorie fallen alle Tätigkeiten, die ebenfalls ungeplant und dann sogar wertmindernd sind. Sie reduzieren also den Wert einer Leistung oder eines Produkts und ziehen entweder Nacharbeiten nach sich oder – wenn sie nicht vor der Auslieferung entdeckt werden – Reklamationen.
Typische Fälle der Überbearbeitung von Informationen sind:
- Informationen werden mehrfach erfasst bzw. erhoben und dann auch getrennt weiter bearbeitet. Dies drückt sich dann in Workshops durch Aussagen aus, wie „Ach Sie machen das!? Das mache ich doch auch.“
- Elektronische Postfächer laufen über, weil sie als ungeeignete Wiedervorlagen verwendet werden.
- Abteilungspostfächer werden nicht entsprechend klaren Absprachen bearbeitet. Dadurch kommt zur schon erwähnten Doppelarbeit oder Vorgänge werden gar nicht bearbeitet, weil sich für den Einzelfall niemand wirklich zuständig fühlt.
- Unter Umständen kommt es auch zu unnötigen, das heißt mehrfachen Authorisierungsvorgängen, die oft auch sequentieller Natur sind und durch unnötige "Transportvorgänge" in Verzögerungen resultieren.
- Ebenso sind vorgelagerte, mehrfache Kontrollen anzutreffen (Lieferscheinabgleich, Rapportzettel, Rechnungen), denen eine Intransparenz aber auch fehlendes Vertrauen zugrundeliegt.
- Besonders beliebt sind im elektronischen Informationsaustausch die CC-Unsitte, bei der unreflektiert oder zum Selbstschutz weitere Personen in CC genommen werden, die im Grunde mit einem Vorgang nichts zu tun haben. Die große Gefahr besteht dabei nicht darin, dass mal eine wichtige Person vergessen wurde, sondern dass durch die Mail-Flut eine wirklich wichtige Sache beim Empfänger im Rauschen untergeht.
- Eine vergleichbare Problematik im physischen Bereich entsteht durch die unnötige Teilnahme an Besprechungen aufgrund mangelnder Vorbereitung und Zielsetzung und Kommunikation derselben.
Götz Müller ist Ingenieur, Berater, Redner, Autor, Blogger und PodcasterGötz Müller
ist Ingenieur, Berater, Redner, Autor (NLP in der Lean-Praxis – Menschlich-soziale Erfolgsfaktoren für Lean, KVP & Co; Co-Autor weiterer Bücher), Blogger und Podcaster (Kaizen2go). Er beschäftigt sich schon seit 1998 mit Prozessoptimierung in unterschiedlichen Bereichen (Entwicklung, Produktion, Werkstatt, Baustellen und Verwaltung) und Branchen (Industrie, Dienstleistung, Baugewerbe und Handwerk) auf Basis von Lean und Six Sigma.
Als Berater ist er Ansprechpartner für die Geschäftsführung, Coach für Führungskräfte und Trainer für Mitarbeiter auf allen operativen Ebenen. Ihm liegt nicht nur der methodische Einsatz der Prozessoptimierung am Herzen, sondern auch die menschlichen, kulturellen und historischen Hintergründe und Grundlagen.