Bonus: Unnötige Komplexität
Neben dem ungenutzten Mitarbeiterpotenzial spricht man teilweise sogar schon von einer neunten Verschwendungsart, der unnötigen Komplexität. Speziell im Umfeld von Tätigkeiten, die keine physischen Ergebnisse produzieren, kann diese Problematik oft nicht an den Arbeitsergebnissen festgemacht werden, sondern ist nur durch Beobachten und Hinterfragen der Tätigkeiten selbst möglich. Diese Selbstbeobachtung ist allerdings für die tätigen Personen selbst oft nicht möglich bzw. erfordert ein sehr hohes Maß an Aufmerksamkeit und Selbstreflexion (was unter Umständen die Arbeitsergebnisse selbst in ihrer Qualität durch die fehlende Aufmerksamkeit beeinträchtigen kann).
Komplexität (in Systemen) tritt immer dann in Erscheinung, wenn die Funktionalität (eines Systems) nicht dadurch durchdrungen werden kann, dass es in Einzelelemente zergliedert wird und aus dem Verständnis für die Einzelelemente auf die Gesamtfunktionalität geschlossen werden kann.
Unnötige Komplexität entsteht beispielsweise durch parallele Bearbeitung von mehreren Projekten (Multitasking) mit den dafür notwendigen Kontextwechseln der Bearbeiter, was das Arbeiten in einem Rutsch behindert (was letztlich hinter dem Flussprinzip des Toyota Production Systems steckt). Ein Stichwort dabei ist geistiges Rüsten als Äquivalent zur Industrieproduktion, wo die Rüstzeitoptimierung ein wichtiges Hilfsmittel ist, was aber mit seinen Methoden beim Menschen an Grenzen stößt.
Eine weitere unnötige Komplexität rührt aus Schattenprozessen her. Diese entstehen, weil die Menschen in den Prozessen erkennen, dass die Prozessergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen und ihrem natürlichen Antrieb, Probleme zu beheben. Unzureichende IT-Systeme sind oft eine Quelle der unzureichenden Prozesse und Prozessergebnisse. Erkennbar sind diese unzureichenden IT-Systeme beispielsweise dadurch das Excel-"Lösungen" vorhanden sind, die ein ERP-System ergänzen. Ein erster Schritt in diesem Erkenntnisprozess kann es sein, dass einfach mal die zu planenden Ressourcen aufgelistet werden (zwanzig "Stück" ergeben schon einen guten Anhaltspunkt) und dann die "Werkzeuge" dazugeschrieben werden. Werte von 70-80 % Excel-Einsatz bzw. -Unterstützung sind dabei keine Seltenheit.
Unnötige Komplexität ergibt sich auch durch schlecht vorbereitete und durchgeführte Besprechungen, bei denen aus den Ergebnissen kein Erkenntnisgewinn für notwendige Entscheidungen oder durchzuführende Maßnahmen entsteht.
Unnötige Komplexität ist auch eine Folge einer fehlenden unternehmerischen Vision und der resultierend fehlenden Möglichkeit daraus Ziele abzuleiten, welche dann in einem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) verfolgt werden, um hinderliche Verschwendungen zu identifizieren, sie zu reduzieren und konstant danach zu streben, sie zu vermeiden, selbst wenn dieses ultimative Ziel weit in der Ferne liegen sollte. Trotzdem gibt es für das kontinuierliche Streben danach keine sinnvolle Alternative, weil alles andere letztlich ein Verbleib im Status Quo bedeuten würde.
Götz Müller ist Ingenieur, Berater, Redner, Autor, Blogger und Podcaster
Götz Müller
ist Ingenieur, Berater, Redner, Autor (NLP in der Lean-Praxis – Menschlich-soziale Erfolgsfaktoren für Lean, KVP & Co; Co-Autor weiterer Bücher), Blogger und Podcaster (Kaizen2go). Er beschäftigt sich schon seit 1998 mit Prozessoptimierung in unterschiedlichen Bereichen (Entwicklung, Produktion, Werkstatt, Baustellen und Verwaltung) und Branchen (Industrie, Dienstleistung, Baugewerbe und Handwerk) auf Basis von Lean und Six Sigma.
Als Berater ist er Ansprechpartner für die Geschäftsführung, Coach für Führungskräfte und Trainer für Mitarbeiter auf allen operativen Ebenen. Ihm liegt nicht nur der methodische Einsatz der Prozessoptimierung am Herzen, sondern auch die menschlichen, kulturellen und historischen Hintergründe und Grundlagen.